¿Conoces cómo contratar con el Estado?

Contratar con el Estado se ha convertido en una gran oportunidad para las Pymes, en la actualidad cerca del 40% de los contratos públicos son realizados con las pequeñas y medianas empresas.

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Para la organización y el desarrollo de sus funciones, las entidades estatales de orden municipal, regional y nacional requieren una amplia y variada gama de productos y servicios que deben ser suministrados por proveedores particulares.

Para que una persona natural o jurídica pueda satisfacer un requerimiento de una entidad pública, debe hacerlo mediante la celebración de un contrato estatal.

Normas que orientan la contratación pública

La estructura básica del régimen general está conformada por la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, en los últimos años se han expedido otras normas que han modificado parcialmente el régimen. La más reciente es la Ley 1882 de 2018[1] , que reformó tres temas generales:

1. El procedimiento de contratación en las licitaciones públicas.
2. La figura de la Asociación Público-Privada (APP).
3. El esquema de adquisición predial en proyectos de infraestructura.

Los Pliegos Tipo

Uno de los temas que ha tenido mayor relevancia dentro de la expedición de la Ley 1882 de 2018 es la inclusión de la figura de los Pliegos Tipo, por su impacto en términos de herramienta anticorrupción, a tal punto que esta reforma se reconoce con ese nombre, según lo explica el director del Departamento de Derecho Administrativo de la Universidad de la Sabana, Antonio Alejandro Barreto.

La Ley 1882 implementa la obligatoriedad de los pliegos tipo para contratos de consultoría e interventoría de obra pública, lo que le permite al gobierno extender su ámbito a otros contratos o procesos de selección en los que considere necesaria su aplicación.

“El artículo 4 de la Ley 1882 de 2018 [2] adiciona el parágrafo 7 al artículo 2 de la ley 1150 de 2007, esta norma obliga al Gobierno Nacional a crear documentos proforma o estandarizados para que todas las entidades “sometidas al estatuto general de la contratación de la administración pública” los utilicen en la etapa de selección, incluidas las entidades territoriales y las demás señaladas en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 80 de 1993”, explica Antonio Alejandro Barreto.

De acuerdo con Barreto, los Pliegos Tipo pueden ser definidos como condiciones estándar que deben cumplir los proponentes para contratar con el Estado, en los cuales el Gobierno reglamentará las condiciones habilitantes, así como los factores técnicos y económicos de escogencia de conformidad con cada modalidad de selección y la naturaleza y cuantía de los contratos estatales.

La razón está asociada con la cantidad y la diversidad de productos y servicios que el Estado necesita para cumplir con sus obligaciones y que van desde insumos de papelería y alimentos, hasta elementos de limpieza.

La contratación pública juega un papel relevante en la economía nacional, ya que representa cerca del 13% del Producto Interno Bruto (PIB) y el 36% del gasto del gobierno, según información de la agencia Colombia Compra Eficiente.

“Estas cifras demuestran la importancia que tiene el Estado como actor económico y permiten visualizar la gran oportunidad que representa para los empresarios colombianos contratar con el Estado, toda vez que esta actividad genera una fuente de ingresos y una posibilidad de crecimiento empresarial”, destaca esta entidad.

De hecho, las mipymes han logrado destacarse en sectores como el textil – confecciones donde participan activamente en el mercado de las dotaciones para los servidores públicos. También tienen presencia en convocatorias relacionadas con servicios de cafetería, papelería y material de intendencia.

Ventajas que tienen las mipymes en los procesos de contratación pública

Dentro de las normas que regulan la contratación pública, se han incluido algunas medidas para promover el acceso de las Mipymes a las compras públicas, así como otras que buscan promover la industria nacional.

En este sentido, existen disposiciones precisas dentro de las Leyes 590 de 2000, 816 de 2003, 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013, que promueven acciones específicas a favor de este tipo de organizaciones.

Así, por ejemplo, cualquier licitación o proceso de selección por debajo de los USD125.000 se puede limitar a las micro, pequeñas y medianas empresas. En estos casos, la entidad pública tendría que hacer una convocatoria sin incluir a la gran empresa. Lo único que se necesita para que pase es que tres compañías pidan de manera pública el cambio a la entidad.  

De igual forma, las mipymes pueden participar en los contratos de mínima cuantía sin necesidad de tener un registro de proponentes y tienen cierta ventaja en caso de un empate con la gran empresa.

“Las cifras demuestran la importancia que tiene el Estado como actor económico y permiten visualizar la gran oportunidad que representa para los empresarios colombianos contratar con el Estado, lo que da una posibilidad de crecimiento empresarial” Agencia Colombia Compra Eficiente.

Requisitos que debe cumplir una empresa para contratar con el Estado

Para obtener contratos públicos es fundamental que la empresa tenga la documentación al día, que esté legalmente constituida y registrada ante la Cámara de Comercio de su ciudad, que haya realizado la inscripción en los registros de impuestos nacionales, distritales y municipales. De esta manera, se obtiene el Número de Identificación Tributaria (NIT) y se ingresa al Registro Único Tributario (RUT). Además, debe contar con:

.1

Registro ante ARL

Registro de la empresa ante una administradora de riesgos laborales (ARL), para garantizar la seguridad tanto del empresario como de sus trabajadores en el lugar de trabajo.

.2

Registro a otras entidades

Registro de la empresa ante el Sena, el ICBF y la respectiva caja de compensación.

.3

Afiliación de empleados

Afiliación de los empleados ante las entidades correspondientes del Sistema General de Seguridad Social Integral. .

.4

Normas de comercio

Cumplimiento de normas relacionadas con la apertura y funcionamiento de establecimientos de comercio, cuando sea el caso.

Registro Único de Proponentes (RUP)

Posteriormente, las empresas deben inscribirse en el RUP, un registro de creación legal que llevan las cámaras de comercio, en el cual se inscriben las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones taxativamente señaladas en la ley.

En este registro consta la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación del proponente.

Conoce aquí  cómo se debe realizar este registro.

Si quieres actualizar el RUP, descubre cómo hacerlo en esta guía de la Cámara de Comercio de Bogotá.

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Registro Único de Proponentes (RUP)

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Conoce cómo funciona el Sistema Electrónico de Contratación Pública (Secop)

Todas las compras del gobierno deben estar registradas en el Secop, administrado por la agencia Colombia Compra Eficiente. Actualmente, se encuentra en transición de Secop I a Secop II, en donde el primero se convierte en un archivo de información contractual pública y el segundo es una plataforma transaccional, que permite hacer todo el proceso de contratación en línea.

En ambas plataformas se pueden crear alertas sobre las oportunidades de negocio, que funcionan así:

• El sistema genera una alerta cada vez que una entidad dice: quiero comprar. Esa petición incluye la información exacta sobre qué se está comprando y las condiciones para participar, como los documentos necesarios.
• Tanto el Secop I como el II tienen un sistema de RSS, o de notificación de contenidos, al que se puede suscribir cualquier persona. 
• El Secop II permite además personalizar las alertas, de acuerdo con el producto o servicio que se ofrece. Para identificarse de forma más precisa en el sistema, existe un clasificador de bienes y servicios donde se puede buscar por palabras como: papelería o uniformes. También, se puede filtrar la información por el tamaño del contrato y la ciudad en donde se está ubicado.
• De esta forma, las entidades estatales (compradores) desde su cuenta pueden crear y adjudicar procesos de contratación, registrar y hacer seguimiento a la ejecución contractual. Los proveedores, por su parte, también tienen la posibilidad de tener su propia cuenta, encontrar oportunidades de negocio, hacer seguimiento a los procesos y enviar observaciones y ofertas. 
• Según información de Colombia Compra Eficiente, en este momento existe en Secop II alrededor de 2.800 entidades registradas, de las cuales 230 son de orden nacional y, el resto, regional. En cuanto a los proveedores, hay cerca de 150.000 inscritos en esta plataforma. A partir de 2019, todas las entidades públicas deberán realizar los procesos de contratación a través de este sistema transaccional

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