El futuro de los espacios de trabajo en la “siguiente normalidad”

¿Cómo evolucionarán los lugares donde trabajamos después de la pandemia? Desde ya, compañías y estudiosos del tema se lo preguntan. Te ofrecemos algunas reflexiones al respecto a raíz de lo conversado en el webinar “Rediseño de los espacios de trabajo”.

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Las crisis producen cambios y los momentos difíciles que viven el país, la región y el mundo a causa de la pandemia no serán la excepción a la regla. Muchos de estos cambios tendrán que ver con la forma en la que las compañías conciben los espacios laborales.

María Luisa Muñoz, directora de Equipos Comerciales especializados de Bancolombia, conversó con Guzmán de Yarza Blache, profesor del IE Business School, y Jaime Villegas, vicepresidente de Servicios Corporativos de Bancolombia, sobre los aprendizajes que ha dejado la cuarentena en materia laboral y las perspectivas para afrontar la “siguiente normalidad”.

Puedes ver el video completo de la charla aquí:

¿Cómo se transformarán los espacios de trabajo después del covid-19?

Aun sin que se haya superado la pandemia, comienzan a surgir algunas de las tendencias que, probablemente, serán las bases sobre las cuales se dará el regreso a los lugares de trabajo tras la cuarentena. Compañías y estudiosos del tema han iniciado sus reflexiones para estar preparados para ese momento. Estas son algunas consideraciones a tener en cuenta:

• Los modelos de trabajo no serán los habituales.
• La oficina seguirá siendo un lugar importante, pero la experiencia en ella será diferente para los trabajadores.
• Muchas empresas están replanteando sus servicios y metodologías.
• La ubicación del trabajador es cada vez menos relevante para el cumplimiento de los objetivos de negocio.
• Los empleados tienen nuevas expectativas de sus puestos de trabajo.

“Esta pandemia ha sido una demostración de que el trabajo en remoto, el trabajo flexible, es posible y mantiene los niveles de productividad de una manera que no se sospechaba”, Guzmán de Yarza Blache, profesor del IE Business School.

Así también lo han entendido los empleados, según lo indican recientes encuestas globales realizadas por Leesman. En ellas, se les preguntó a trabajadores de todo el mundo sobre sus impresiones acerca de su productividad al trabajar desde casa y al hacerlo desde la oficina.

Esto no quiere decir que, en adelante, lo ideal sea que todo el trabajo se realice desde casa, sino que puede comenzar a distribuirse en modalidades presenciales y remotas de acuerdo con la naturaleza de las funciones, las estrategias de las compañías y las expectativas y capacidades de los empleados.

Las mismas personas encuestadas aseguraron que algunas de las ventajas de trabajar desde casa se hacen notorias en actividades y aspectos como:

• Privacidad de las conversaciones.
• Confidencialidad.
• Facilidad en las llamadas telefónicas.
• Participación de conferencias virtuales.

Mientras que trabajar en la oficina ofrece otras ventajas como:

• Recibir clientes.
• Aprender de otros.
• Interacción informal con compañeros de trabajo.
• Acceso a tecnología.

El reto para las empresas está entonces en identificar y diferenciar estos factores a la hora de tomar decisiones sobre la normalización del teletrabajo, no solo para afrontar la coyuntura actual por el covid-19, sino para asumir oportunidades de innovación. Estas decisiones se verán reflejadas especialmente en la cultura empresarial.

El teletrabajo implica también un cambio en los modelos de gestión, especialmente para quienes ocupan cargos medios y altos y que coordinen equipos de trabajo. Incluso es una ocasión para dar un paso hacia la evaluación con base en cumplimiento de objetivos, en lugar de una rigurosa presencialidad horaria.

Es interesante definir una serie de perfiles en el equipo de trabajo, pues hay quienes tienen una mayor disposición para este tipo de trabajo y quienes no. El teletrabajo no impacta de la misma manera a todos los empleados, ni concuerda de igual forma con las expectativas, metas e, incluso, condiciones de vida de cada uno de ellos, lo que puede afectar su motivación.

Algunos aspectos a tener en cuenta son:

• Distancia entre la casa y el lugar de trabajo.
• Pertenencia a grupos de riesgo de contagio o condiciones médicas.
• Capacidad de desempeñarse bien en el teletrabajo.
• Funciones del cargo.
• Ser responsable del cuidado de hijos o parientes.

El teletrabajo y el cambio en la función de los espacios físicos

El cambio cultural de una compañía no está completo si se dejan de lado la transformación del espacio de trabajo y las condiciones en las que los empleados se desempeñan profesionalmente.

¿En qué se traduce todo esto? En la necesidad de repensar los espacios como la oficina para ofrecer a empleados, clientes y proveedores nuevas experiencias en las instalaciones de las compañías. Mira este ejemplo:

De acuerdo con este caso, el empleador requerirá de espacios más pequeños para el funcionamiento de su empresa, pero, sobre todo, encontrará una manera de transformar la experiencia de sus empleados, generando sentido de pertenencia, y de sus clientes, mostrándose como un aliado atractivo que aporta valor a la interacción entre ambas partes.

¿Cómo se ha pensado la cultura del trabajo en Bancolombia?

Bancolombia cuenta con alrededor de 20 mil empleados; de estos, aproximadamente 10 mil trabajan en sucursales y los demás en sedes administrativas. Con la declaración de la pandemia por parte del Gobierno Nacional, en una semana se logró que más de 19 mil empleados estuvieran trabajando desde sus casas.

Desde hace ocho años, la organización cuenta con esquemas de trabajo flexible distribuidos en cuatro modalidades:

• Autónoma: en la que el empleado está cuatro o cinco días en su casa.
• Móvil: aplica principalmente para asesores comerciales que pasan muy poco tiempo en la oficina.
• Suplementaria: el empleado pasa tres días en casa y dos en la sede del banco que le corresponda.
• Flexiwork: el empleado está máximo dos días en casa.

La situación actual se está tomando como una oportunidad para replantear el rol que deben tener nuestras sedes administrativas, ampliar el número de teletrabajadores y promover la bancarización y la reducción del uso del efectivo. Esto implica, a su vez, incrementar la velocidad de nuestros procesos de digitalización.

El retorno a las actividades presenciales será escalonado y se regirá bajo estos tres principios:

• La salud como prioridad: con distanciamiento social, circulación inteligente y cumpliendo con todas las condiciones de bioseguridad. Por otra parte, se realizará una encuesta diaria y voluntaria a los empleados. De esta forma se espera llegar al 40% de ocupación de las sedes en diciembre.
• Formación y gestión del cambio: se harán análisis periódicos del impacto del trabajo remoto en los empleados y sus familias. Se promoverá el autocuidado y el uso de herramientas colaborativas que se complementarán con cursos de formación virtual.
• Adecuación de sedes y hogares para trabajo flexible: se buscará pasar de puestos fijos a puestos compartidos, aplicando métodos de reserva similares a los empleados por las aerolíneas. En caso de trabajo en el hogar, se planearán visitas domiciliarias para validar que el espacio sea adecuado e, incluso, acondicionarlo y dotarlo para el trabajo.

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