Inventario: qué es y cómo gestionarlo eficientemente

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Contenido del artículo

- ¿Qué son los inventarios?
- Metodologías de gestión de inventarios
- ¿Cómo establecer una política de inventarios?
- Costos asociados a los inventarios: gestiónalos de manera efectiva
- Kardex y control de inventarios
- Indicadores financieros clave en gestión de inventarios
- ¿Qué hacer con los inventarios caducados o desactualizados?
- Sistemas de inventarios: tendencias en boga

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¿Qué son los inventarios?

Si algo ha hecho grande a Amazon es su sistema de inventarios: cerca del 50 % de quienes ofrecen sus productos por medio de este e-commerce los envían directamente a sus clientes. Sin embargo, otros lo hacen a través del servicio que presta la compañía.

Amazon cuenta con 175 centros de almacenamiento y despacho que suman más de 150 millones de pies cuadrados. Muchos de ellos son equivalentes a 28 canchas de fútbol y pueden albergar cientos de millones de ítems.

Para que los productos de una empresa estén en esos estantes, solo se debe crear una cuenta como vendedor, enviar el inventario a Amazon y ponerlo a la vista de los internautas en el market place. Tras cada venta, la orden llega, por medio de una solución tecnológica, a esas bodegas.

Allí, un equipo de empleados, que en ciertos casos sobrepasa las 1.000 personas, se encarga del embalaje y envío de los productos a los compradores. El vendedor recibe su pago cada dos semanas. Amazon, además, ofrece el servicio de atención al cliente y devoluciones bajo esta modalidad.

Lo ideal es que los vendedores, a su vez, estén pendientes de las existencias para que nunca falten sus productos en las bodegas de Amazon y no pierdan ninguna venta. En total, este e-commerce puede llegar a enviar a diferentes destinos más 1,6 millones de paquetes al día.

Amazon es un caso de éxito en la gestión de inventarios, que son una lista o relación ordenada y detallada de los bienes que pertenecen a una empresa. En esta se incluyen tanto los productos como las materias primas.

En el caso de las empresas que prestan servicios, hace parte del inventario el costo relacionado con la prestación de los mismos, sin incluir otros costos asociados como, por ejemplo, los relacionados con la venta de esos servicios.

“Los inventarios ayudan como ‘amortiguadores’ para contrarrestar problemas de pronóstico de demanda, atrasos o suministro de los proveedores y fallas en los procesos productivos”, dice el ingeniero Román Rodríguez, docente de Formación Ejecutiva del Colegio de Estudios Superiores de Administración (CESA).

Para el experto, es importante gestionar correctamente los inventarios, ya que los excesos pueden generar problemas de flujo de caja para las empresas, a las cuales no les conviene tener una bodega llena de productos que no se venden o no rotan.

En el caso contrario, la falta de inventario puede ocasionar incumplimientos en la producción, cuando se habla de materias primas, y en las entregas de productos a los clientes. Las empresas de servicios también se pueden ver afectadas si no contemplan lo necesario para prestarlos.

Metodologías de gestión de inventarios

Aunque existen varios modelos o metodologías para gestionar inventarios en una organización, los más aceptados son el Modelo Q y el Modelo P, pero también se habla de modelos determinísticos o estocásticos:

• Modelo Q o de cantidad: sugiere reabastecer cuando el inventario llega a una cantidad llamada punto de reorden (cantidad mínima de existencia de un artículo).
• Modelo P o de tiempo: propone realizar el proceso de abastecimiento en un período de tiempo establecido por cada compañía, por ejemplo, de forma mensual.
• Modelos determinísticos: parten de conocer datos con certeza, como cuál es la demanda de un producto a partir de la realización de pronósticos sobre la misma o de la demanda real de los clientes.
• Modelos estocásticos o probabilísticos: incorporan la incertidumbre en el análisis. Es decir que parten de variables aleatorias de demanda o tiempo de entrega de un producto.

 

¿Cómo establecer una política de inventarios?

De acuerdo con Siigo, una política de inventarios debe incluir variables como productos, proveedores, reabastecimiento, costos, servicio y demanda. Ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

Román Rodríguez, CEO de Comunicer y máster en gestión de organizaciones, explica sobre la definición de la política que “la mejor manera de hacerlo es en conjunto y consenso entre las áreas involucradas, bajo el liderazgo de los encargados de la cadena de abastecimiento, para aprovechar el saber de cada departamento y cumplir tanto con los objetivos de la empresa, como con su plan de negocio”.

Costos asociados a los inventarios

Otro aspecto que es necesario tener en cuenta al manejar inventarios es el de los costos asociados. Te contamos cuáles son los principales:

1. El costo de adquisición o compra: está definido por la efectiva selección de proveedores (locales o extranjeros) y por la mejor relación entre calidad y precio de los materiales. Por lo tanto, si un proveedor ofrece precios excesivos, vale la pena considerar otras opciones sin que esto vaya en detrimento de los atributos de los productos o insumos.
    
2. El costo de almacenamiento: depende de una efectiva administración de los almacenes o centros de distribución. Para gestionarlo mejor, se pueden revisar indicadores como el valor de arrendamiento de bodegas o el uso de recursos como la energía y el agua en la actividad industrial.
    
3. El costo de las ventas perdidas: mide lo que se dejó de vender por falta de existencias y, generalmente, es levantado por las áreas comerciales. Ayuda a definir si la compañía necesita mejorar su rotación de inventarios o si algo está fallando en su política.
    
4. El costo administrativo: hace referencia, principalmente, al recurso humano (compradores, planeadores, auxiliares de bodegas y cargos de liderazgo) y a los asociados a las transacciones que se realizan (licencias de software, equipos de cómputo y de oficina, gastos generales). Para que este costo no afecte las finanzas de la empresa es importante analizar si el recurso humano está preparado y es el necesario para enfrentar los retos que impone el mercado y si es posible que el negocio sea más competitivo si le apuesta a la transformación digital.

 

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Kardex y control de inventarios

Cuando la política de inventarios está establecida, se puede dar el siguiente paso que es determinar cuál será el método de seguimiento y medición de los inventarios, bien sea de materias primas o insumos, de productos en transformación o de productos terminados.

Para esto existe una herramienta o formato llamado Kardex que, según Román Rodríguez, es la consolidación de los movimientos del inventario en una sola base de datos o repositorio. O, dicho de otro modo, el registro de los ingresos y las salidas de mercancía o inventario en una compañía con su respectivo valor.

Esto permite conocer dos datos básicos para el negocio. El primero es su nivel de existencias o productos disponibles para la venta de cada una de sus referencias de producto. Y el segundo, el costo de ese inventario en términos unitarios y totales.

Actualmente, existen dos vías para aprovechar las ventajas del Kardex: generar el formato en excel o utilizar el módulo que ofrecen todos los ERP (Sistemas de Información Empresariales) o los softwares contables.

Indicadores financieros clave en gestión de inventarios

Gracias a esa data disponible, las empresas pueden establecer, medir y mejorar indicadores financieros clave relacionados con la gestión de sus inventarios, como:

• Rotación del inventario: es el indicador financiero más importante. Combina el correcto proceso de adquisición (planeación y compra de determinadas cantidades) con el consumo en el menor tiempo posible. Con este se controla y se busca asegurar el servicio, así como rotar el dinero para que el negocio logre la mayor rentabilidad financiera. Cuando la rotación es mínima o lenta, se sugiere a las compañías analizar mejor la demanda y revisar si procesos como los de la gestión de bodega y abastecimiento están siendo efectivos.
• Valor del inventario: incluye los costos relacionados, especialmente, con el pedido y almacenamiento de los productos. Cuando este valor crece de forma desmedida, se presentan problemas de liquidez, por lo que se requiere generar estrategias para rotarlo o venderlo de una forma más eficiente con el ánimo de lograr rentabilidad.
• Valor de las ventas: se refiere al gasto que hace una empresa para generar sus productos o servicios en un tiempo determinado. Si este no supera los ingresos, quiere decir que la compañía no es rentable, por lo que debe evaluar ya sea su rotación de inventarios o, como tal, su modelo de negocio.
• Costos de compra y almacenamiento: son los derivados de adquirir y transportar mercancía desde el proveedor hasta el punto de fabricación, producción o acopio de una empresa. Cuando son muy altos, se puede perder competitividad. Por lo tanto, se puede acudir a estrategias como comprar a proveedores que ofrezcan precios más costos eficientes.
• Días de inventario: se refiere a los días que un producto permanece sin ser vendido. Cuando este indicador es alto, se puede inferir que la demanda es escasa, por lo que habría que apostarles a alternativas como enriquecer las estrategias de mercadeo que favorezcan la rotación de ese producto o preferir la venta de productos que se vendan bien en todas las épocas del año, por ejemplo.

 

¿Qué hacer con los inventarios caducados o desactualizados?

En la clasificación de inventarios se encuentra el inventario vencido, obsoleto o descontinuado. Es decir, el que no se vendió en el pasado y en el presente, debido a su antigüedad, ya no puede ser comercializado o no encuentra aceptación entre los compradores.

De acuerdo con el docente del CESA, Román Rodríguez, este debe sacarse de la contabilidad de la empresa, pues su permanencia en ella genera altos costos tributarios y de almacenamiento que no pueden cubrirse en vista de que, al reducirse su valor comercial, es imposible sacarle alguna utilidad.

Entonces, ¿qué hacer con él? El experto explica que, en primer lugar, se debe establecer una metodología operacional en la empresa para definir cuándo un inventario se clasifica en alguno de esos estados y una metodología financiera para retirarlo de los libros contables.

Sistemas de inventarios: tendencias en boga

Diferentes organizaciones y personas han impulsado tendencias en el manejo de inventarios, a las que es posible acudir para gestionar sus productos, insumos o mercancía. Román Rodríguez las sintetiza así:

• S&OP (Planeación de Ventas y Operaciones, por sus siglas en inglés): propone la planeación de la demanda en consenso entre los principales actores de toda la organización.
• IBP (Plan Integrado de Negocio): es más nuevo, pero se puede considerar una extensión del S&OP de una forma un poco más estandarizada y tecnificada.
• VMI (Inventario Manejado por el Proveedor): delega la administración del inventario al vendedor del producto, considerando que lo conoce y administra mejor. Así aumenta el nivel de servicio y se reducen los costos de almacenamiento.
• CPFR (Reabastecimiento, Pronóstico y Planeación Colaborativos): propone realizar el proceso de planeación y gestión de inventarios incluyendo a proveedores y clientes, no solo al equipo de la empresa, lo que agrega más valor por el conocimiento que todos estos actores tienen de su cadena.

 

 

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