¿Cómo se liquidan las vacaciones en Colombia?

No existe una única forma de aprovechar las vacaciones, de hecho, las de quienes trabajan tiempo completo se pueden otorgar de dos maneras:

• Compensación en tiempo: por cada 365 días o año de trabajo, un empleado tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones. Por días hábiles se entiende de lunes a viernes o de lunes a sábado, si la empresa labora este último día también. Para calcularlas, se toma como base el salario que esté devengando al momento de solicitarlas y se excluye el pago que recibe por horas extra, dominicales, festivos o turnos nocturnos.
• Compensación en dinero: por cada 365 días o año de trabajo, un empleado puede compensar en dinero solo nueve de los 15 días que le corresponden de vacaciones. El resto de días, necesaria y obligatoriamente, debe disfrutarlos en tiempo, pues el objetivo es que pueda acceder a un tiempo de descanso. Esta liquidación incluye todos los factores salariales, como sueldo básico, horas extra, recargos nocturnos, etc. Para acudir a esta modalidad, se requiere una solicitud expresa del trabajador a su empleador y un documento escrito que dé cuenta del acuerdo entre ambas partes.

Existen dos datos clave que se deben tener en cuenta al liquidar las vacaciones de un trabajador a tiempo completo:

• Fecha de ingreso: por regla general, las vacaciones se causan u otorgan por cada año de servicios ininterrumpidos. Es decir que, la fecha de ingreso marca el inicio del periodo desde el cual se debe empezar a contar un año de servicios y así sucesivamente año por año.
• Salario: las vacaciones siempre se liquidan sobre el último salario devengado por el trabajador o, en otras palabras, por el salario que esté ganando al momento de liquidársele las vacaciones. Es importante aclarar que, si a un trabajador le suben el sueldo mientras está en vacaciones, no tiene derecho a que estas se le reliquiden o reajusten con el nuevo salario porque la norma es clara con respecto a que estas se calculan según el último salario ganado antes de tomarlas.

Para calcular en términos de dinero cuánto debería recibir un trabajador por sus vacaciones, se divide el salario mensual en 30 para conocer cuál es su salario diario. Este se multiplica por los días de vacaciones que vaya a tomar, es decir los 15 días hábiles más los sábados, domingos o festivos incluidos entre la fecha de su salida y la de su regreso. Esto se debe a que el salario que recibe el empleado por vacaciones es igual al que percibe cuando está trabajando, por lo que, el número de días que una persona sale a vacaciones puede no ser igual al de otra, a pesar de que ambas tomen 15 días hábiles.

El mismo cálculo aplica para las personas que, por diferentes circunstancias, decidan tomar más de 15 días hábiles (si tienen días acumulados) o menos de 15 días hábiles (cuando quieren tomar primero seis días hábiles y dejar para después los demás).

Una de las preguntas más frecuentes acerca de este tema es si el auxilio de transporte se tiene en cuenta para liquidar vacaciones. Al respecto, Mauricio Baquero, uno de los árbitros elegidos por la Corte Suprema de Justicia para integrar los Tribunales de Arbitramento Obligatorio en materia laboral para el periodo 2021-2022, afirma que no.

“Como las vacaciones no son una prestación social, en ningún caso al ser liquidadas se debe tomar en cuenta el auxilio de transporte ni el auxilio de conectividad. Este último, en algunos casos, reemplaza al auxilio de transporte teniendo en cuenta las restricciones de movilidad generadas por la pandemia y la necesidad de promover el trabajo en casa”. | Mauricio Baquero, abogado laborista

Por el contrario, se deben incluir en la liquidación de las vacaciones las bonificaciones salariales que recibe el trabajador; entre ellas, están las comisiones que, según la ley, son la retribución por el servicio que presta el trabajador al lograr un resultado. Como son variables, la empresa debe sacar el promedio de las comisiones obtenidas por el trabajador en los últimos 12 meses y usarlo en la liquidación de las vacaciones.

Por otro lado, mientras un trabajador disfruta de sus vacaciones, la empresa a la que pertenece está en la obligación de continuar realizando sus cotizaciones a la EPS (Entidad Prestadora de Salud) y a la AFP (Administradora de Fondos de Pensiones), pues las vacaciones no suspenden el contrato de trabajo.

Esto significa que sigue en ejecución, mientras la persona descansa. Y que, en el caso de que haya que liquidar prestaciones o acreencias por antigüedad, como una indemnización por despido sin justa causa, el tiempo de las vacaciones no se descuenta al momento de establecer la antigüedad del empleado.

Con la ARL (Administradora de Riesgos Laborales) ocurre el caso opuesto, pues como durante las vacaciones no hay factores que con razón del trabajo puedan amenazar la salud o integridad física del trabajador, el empleador está en el derecho de reportar la novedad a la ARL para no cotizar por este rubro durante ese periodo de tiempo.

Aparte del aspecto económico es vital tener presente el factor tiempo, especialmente si la empresa se halla frente a un caso de un trabajador que tiene periodos de vacaciones acumulados.

Al respecto, Baquero señala que la ley es enfática en afirmar que, como el trabajador debe disfrutar al menos seis días de vacaciones por año, solo podría acumular hasta nueve días correspondientes a ese mismo periodo de tiempo trabajado.

Por lo tanto, si un trabajador no puede disfrutar de las vacaciones completas porque su labor se lo impide o por motivos personales, el experto aconseja acudir a figuras como la compensación de las vacaciones en dinero, de manera que no crezca el periodo acumulado y se haga más complejo de administrar.

¿Cómo afrontar casos fortuitos sobre las vacaciones?

Las empresas están llamadas a contemplar casos excepcionales con respecto a las vacaciones de sus empleados en caso de presentarse. Algunos de los más comunes son:

• Un trabajador sale a vacaciones y no se reintegra en la fecha acordada: antes de salir a vacaciones, el empleador entrega al trabajador una comunicación escrita sobre las fechas y condiciones de pago. Si el empleado no regresa a su sitio de trabajo, cuando lo haga debe tener una justificación de fuerza mayor. En caso de que no la tenga, incurre en una falta y el empleador puede hacer uso de su derecho a terminar justificadamente esa relación laboral.
• Un trabajador sale a vacaciones y trabaja para otras compañías: si tiene pactada la exclusividad con su empleador, incurre en una falla que es causal (justa) de despido.
• La empresa solicita al trabajador interrumpir sus vacaciones: esto sucede cuando el trabajador es requerido para resolver una urgencia. En este caso, puede reintegrarse, pero casi nunca sucede que devuelve el dinero de sus vacaciones. Por el contrario, queda en su haber con un tiempo que no disfrutó. Entonces, la empresa debe darle la posibilidad de que lo haga, sin que por esto deba pagarle más dinero.
• La empresa aprueba las vacaciones de un trabajador, pero le solicita que trabaje durante ese tiempo: como el trabajador tienen derecho a disfrutar de sus vacaciones, es mejor convenir con él si pueden postergarse en caso de que su presencia sea indispensable en la empresa. En estas situaciones debe primar el diálogo.

En Colombia, además de las vacaciones que se toman por cada año de servicios, existen las vacaciones colectivas. Estas son comunes en empresas o entidades cuya operación es fuerte durante ciertas épocas del año y menos agitada en otras temporadas o, incluso, en organizaciones que cesan sus actividades durante algunos meses del año.

Hacen parte de este grupo los colegios, las universidades y algunas entidades del Estado que dejan de operar entre diciembre y enero, por ejemplo.

En este caso, quienes cumplen un año de trabajo cuando la organización interrumpe sus actividades salen a vacaciones normalmente. A quienes no han cumplido un año de trabajo, se les envía a vacacionar y se les liquida según los mismos términos de las vacaciones que se otorgan por año de servicios.

La diferencia radica en que, cuando estas personas cumplan un año de servicios, se entenderá que ya obtuvieron el derecho a gozar de sus vacaciones.

Existe el caso de compañías que permiten las vacaciones anticipadas, es decir, que un trabajador salga a disfrutarlas sin haber cumplido un año de trabajo.

De acuerdo con el abogado laboralista Mauricio Baquero, “esto solo es viable cuando hay una norma que lo respalde, como la que entró en vigencia por la pandemia. No es lo acostumbrado ni lo que permite en general la ley”.

Sin embargo, se acude a esta figura cuando los trabajadores perciben que la fecha oficial para sus vacaciones no coincide, por mencionar un caso, con las vacaciones de sus hijos.

Si esta situación se presenta, se recomienda a las empresas que se firmen documentos de respaldo en los que conste que el trabajador solicita y autoriza que esas vacaciones se las carguen para cuando cumpla el año de trabajo.

Con respecto al pago, aplican las mismas condiciones que cuando una persona ya cumplió su año de trabajo. Pero si el trabajador se retira cuando ya ha disfrutado sus vacaciones anticipadas y antes de cumplir un año de trabajo, deberán descontarse de la liquidación final de prestaciones sociales.

Una empresa también puede enfrentarse a casos de liquidación de vacaciones parciales o de vacaciones de empleados de medio tiempo. Esto es lo que se debe tener presente en cada caso:

• Vacaciones parciales: los trabajadores deben tomar como mínimo seis días de vacaciones al año seguidos. Los demás días (nueve) se pueden fraccionar como empleadores y empleados lo convengan. También se pueden acumular para el año siguiente y hasta por cuatro años. Estas liquidaciones se hacen normalmente, teniendo en cuenta el último salario devengado por el trabajador antes de salir a vacaciones, los días que tomará y lo recibido por comisiones, horas extra o dominicales, según corresponda.
• Trabajadores de medio tiempo: al igual que los trabajadores a término indefinido, tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de trabajo ininterrumpido. Aunque un trabajador, por ejemplo, solo labore lunes y miércoles, sus 15 días hábiles de vacaciones se cuentan de corrido porque, de lo contrario, las vacaciones de este trabajador podrían durar más de un mes.
• Salario integral: por último, cabe resaltar que los empleados que devengan el salario integral ($11.810.838) tienen derecho a tomar vacaciones en las mismas circunstancias de los demás.