¿Sin tiempo para ti y para cultivar relaciones significativas con los demás por responder a muchas tareas y compromisos? Empieza a usar tu tiempo de forma prudente e inteligente con estas cinco claves y herramientas prácticas. Te ayudarán a hacer más en menos tiempo.
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Todos estamos ocupados. Nuestros compromisos nos dejan con poco tiempo para nosotros mismos y para cultivar relaciones significativas con los demás. Sin embargo, cuando decimos que estamos “escasos de tiempo”, lo que en realidad queremos decir es que estamos tomando malas decisiones. Y eso es algo que podemos cambiar.
La mayoría de nosotros tenemos cuidado de cómo gastamos el dinero. Sin embargo, cuando se trata de nuestro tiempo, le decimos que sí a todo tipo de peticiones sin sentido; tratamos todo como urgente; asistimos a reuniones inútiles; nos rehusamos a delegar el trabajo por miedo a que la calidad esté en riesgo; pasamos los días atados a nuestras bandejas de entrada y teléfonos celulares, y tercamente seguimos haciendo tareas que una máquina podría hacer por nosotros.
El primer paso para unirse a quienes utilizan su tiempo en forma prudente, y por lo tanto tener el lujo de más tiempo libre, es creer en la paradoja de que realmente podemos hacer más en menos tiempo. He aquí cómo iniciar:
1. Automatiza
Actualmente, toda clase de tareas pueden automatizarse. He aquí las herramientas que puedes comenzar a utilizar el día de hoy:
- — Manejo del flujo de trabajo: Zapier.com, IFTTT.com
- — Publicar en redes sociales: Buffer and HootSuite
- — Agendar reuniones: Calendly.com
- — Reacondicionar contenido: Repurpose.io
2. Subcontrata
Las tareas orientadas a procesos que no puedan automatizarse deberían al menos delegarse o subcontratarse. Prueba herramientas como:
- — Mandados cotidianos: GetMagic.com, TaskRabbit.com
- — Tareas creativas y asistentes virtuales: Upwork.com, Freelancer.com
3. Usa comunicación asincrónica
La mayoría de las cosas no requieren una respuesta inmediata y las reuniones no deberían usarse meramente para compartir información. Para eso tenemos los mensajes instantáneos y el correo electrónico. Si una discusión es necesaria, prueba agendando reuniones más cortas, en periodos de 15 o 30 minutos, en lugar de la hora obligatoria – que sigue siendo el estándar en muchas organizaciones.
4. Deja de tratar todas las decisiones como grandes decisiones
Es difícil hablar sobre la comunicación asincrónica sin referirnos a lo que Jeff Bezos, de Amazon.com, llamas las decisiones de Tipo 1 y de Tipo 2: las decisiones de Tipo 1 son grandes, irreversibles y con mucho en juego. Las de Tipo 2 son reversibles. La mayoría de nuestras decisiones son de Tipo 2, y deberíamos tomarlas rápidamente. Entre menos decisiones tratemos como decisiones de Tipo 1, menos tiempo sería absorbido por reuniones y comunicados.
5. Trata de conjuntar tareas
El multitasking es un mito, e intercalar tareas nos deja improductivos y exhaustos, pero eso no significa que no podamos conjuntar tareas. Katherine Milkman, economista conductual en la Wharton School de la University of Pennsylvania, acuñó el término “conjuntar la tentación.” Se refiere a conjuntar cosas que quieres hacer con cosas que necesitas hacer, para ayudarte a construir hábitos positivos. Digamos que mi fisioterapeuta me pidió incorporar 30 minutos de entrenamiento de movilidad a mi día, tres veces a la semana. Lo podría hacer de forma independiente, o podría combinarlo con algo que quiero hacer, como el ver un documental en YouTube, o incluso tomar una llamada en altavoz.
Al hacer menos excusas e invertir el tiempo necesario para diseñar nuestro trabajo y vidas personales, podemos cultivar una vida más significativa y menos lamentable.
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