Empresas virtuales: ¿qué se puede aprender de ellas?

Contenido del artículo

- Lecciones de 5 empresas virtuales
- Nuevosmedios: más que las reglas, lo importante son los valores
- Alegra: la clave es aprovechar las ventajas de la tecnología
- Peewah: implementar el teletrabajo hoy es una obligación
- LikeU: el acompañamiento en el trabajo remoto es el “rey”
- Eventtia: de la cultura organizacional depende el éxito del teletrabajo

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Lecciones de 5 empresas virtuales

La coyuntura obligó a compañías de todos los tamaños y sectores a adoptar el trabajo en casa o el teletrabajo. Sin embargo, otras nacieron o migraron hace un tiempo a la modalidad de empresas remotas y han demostrado que no solo son efectivas en términos de productividad, sino de retención del talento humano. Aquí comparten sus experiencias.

Nuevosmedios: más que las reglas, lo importante son los valores

Casi 20 años atrás, Juan David Soto y Ana María Giraldo fundaron Nuevosmedios, empresa especializada en e-learning, así como una plataforma para acompañar a las compañías en la gestión de conocimiento de sus colaboradores.

Inicialmente, tuvieron una sede física, pero desde 2011, cuando decidieron creer más en los valores que en las reglas, empezaron a advertir que sus colaboradores tenían necesidades, como quedarse en casa porque ahí se concentraban más. “Sabíamos que nos decían la verdad”, recuerda el empresario.

Paralelamente, con el fin de mantener la comunicación entre los miembros de la organización, se abrieron todos los canales, desde el Whatsapp hasta los foros que facilita su propia plataforma. Además, se establecieron reuniones diarias de líderes y de estos con sus equipos para planear el día.

Las plataformas de gestión de proyectos, así mismo, han sido útiles para establecer tareas, responsables, fechas de entrega y realizar el debido seguimiento. Hoy Nuevosmedios cuenta con más de 7,5 millones de usuarios hispanoparlantes que residen en diferentes regiones del mundo y trabaja con clientes como las Cámaras de Comercio de Cali y Bogotá. Aliarse con generadores de cursos virtuales ha sido otra de sus claves del éxito.

“Para que el teletrabajo funcione, cada persona debe guardar el orden, valorar el buen humor, pedir ayuda y poder decir ‘no puedo’, ‘no quiero’ o ‘no entiendo algo’ con toda certeza. A las empresas les diría que recuerden que no tienen empleados, sino personas adultas trabajando. Es necesario confiar en ellas porque esto se devuelve positivamente a la compañía”, recalca Soto.
 

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Alegra: la clave es aprovechar las ventajas de la tecnología

Jorge Soto es un emprendedor que, junto con su socio, Santiago Villegas, ha conquistado cimas como ser seleccionado emprendedor Endeavor por cuenta de su trayectoria al frente de compañías de base tecnológica como Alegra.

Esta fue fundada en 2013 por los dos con el objetivo de apoyar a las pequeñas y medianas empresas en temas contables. Para lograrlo, se propusieron diseñar un software en la nube homónimo que fuera de fácil uso para el usuario y permitiera a las pymes organizar su trabajo administrativo.

Sara Torres, directora de talento de Alegra, comenta que la empresa inicialmente operó en Medellín con personal de la región. Sin embargo, hace dos años decidieron que la tecnología que aplicaban a sus servicios en la nube debía trabajarse a nivel organizacional.

Primero, contrataron personas en diferentes lugares de Colombia y luego en el exterior. Hoy la planta está compuesta por 130 personas que residen en 50 ciudades de 25 países. El 46 % del personal trabaja fuera de Colombia. Para capturar este talento, se pide a los candidatos que suban un video de ellos a YouTube para poder evaluar su autoconfianza. También deben superar retos virtuales que permiten identificar sus habilidades.

Alegra opera a partir de la “sobrecomunicación”, es decir que sus colaboradores hablan constantemente por Slack para saber cómo van los proyectos y comentar sobre temas más abiertos o integrales. La empresa también emplea metodologías para fortalecer el trabajo remoto.

“A partir de ‘Scrum’, contamos con equipos de trabajo de seis personas, lo que permite al líder estar pendiente de ellos y gestionar los objetivos. También empleamos la metodología Objetives and Key Results (OKR) para ser más rápidos en crear y cumplir objetivos ambiciosos”, dice la directora de talento.

A partir de su experiencia, la vocera de Alegra da dos consejos a los empresarios. El primero, que comprendan que este exige hacer un voto de confianza desde y hacia los colaboradores. El segundo, que vean que el teletrabajo en la “nueva normalidad”. “Debemos trabajar en liderazgo y humanizar las organizaciones”, asegura.

 

Consulta la “Guía de trabajo remoto” de Alegra
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Peewah: implementar el teletrabajo hoy es una obligación

En los salones de la Universidad Icesi de Cali, donde estudiaban, Camilo Sacanamboy y Felipe Salazar idearon una herramienta tecnológica para brindar soluciones a las necesidades de los organizadores de la Feria de Cali: lograr que los asistentes conocieran toda su oferta e, incluso, pudieran calificar los eventos.

Lo hicieron más por hobby que por negocio y así nació su compañía, a la que llamaron Peewah. En 2014, sin embargo, en un espacio para emprendedores de la universidad les aconsejaron que convirtieran ese pasatiempo en un negocio. Desde entonces, se dedicaron a ofrecer los mismos servicios a organizadores de diferentes eventos.

“Luego nos convertimos en una solución que ahorra tiempo a los organizadores porque les permite automatizar procesos como la venta de entradas, promoción y medición de indicadores. Este año, a raíz de la pandemia, lanzamos una versión actualizada para que los clientes puedan organizar eventos virtuales sin límite de participantes y con pagos en línea”, dice Sacanamboy.

Desde su creación, los colaboradores de Peewah han trabajado de forma remota porque en un principio Camilo, quien fue desarrollador de software, se sentía más cómodo al estar en casa. Así que él desde Cali y su socio, que ahora vive en Alemania, empezaron a comprobar los beneficios de esta modalidad.

Con su socio eligieron ‘Scrum’ porque permite hacer proyecciones a corto plazo y establece etapas para hacer seguimiento a las asignaciones. La primera son los “sprint” o iteraciones que duran un tiempo determinado. La empresa hace una planeación anual, pero cada dos semanas puede redefinir sus prioridades.

La segunda son reuniones diarias de 15 minutos donde cada persona responde tres preguntas: ¿qué hice ayer?, ¿qué debo hacer hoy? y ¿qué me lo impide? Si existe algún bloqueo, se resuelve. Finalmente, están los “sprint reviews” o retroalimentación del “sprint” que termina antes de que uno nuevo empiece.

Así mismo, para que esta metodología funcione cuentan con herramientas de gestión de proyectos, comunicación, software para automatizar marketing y repositorios de información que resultan claves para cumplir con el teletrabajo, que en esta época es una obligación para cualquier empresa.

LikeU: el acompañamiento en el trabajo remoto es el “rey”

Después de trabajar por más de 14 años en el sector de BPO y contact centers, el ingeniero Juan Esteban Rincón advirtió que había aspectos por mejorar en ese segmento, como apoyar a las madres cabeza de familia y contar con las personas con los perfiles adecuados para ofrecer servicios más sofisticados.

Entonces, hace seis años decidió que la mejor forma para potenciar esos servicios era sumarles las premisas del trabajo colaborativo. Así nació LikeU, un contact center en el que las personas trabajan desde casa con sus propios activos, como el computador.

“Bajo este modelo -explica Rincón- las mujeres ganan el doble del salario por hora y tienen tiempo para dedicarse a sus hijos, hacer maestrías o emprender. Esto reduce la rotación y ayuda a atraer el mejor talento”.

Con el fin de lograr procesos de selección efectivos, la empresa cuenta con una plataforma en la que las aspirantes diligencian su hoja de vida. Gracias a tecnologías como analítica, machine learning e Inteligencia Artificial, se valida su experiencia y se obtienen unos rasgos de personalidad.

Luego, en una entrevista virtual, se validan los datos arrojados por la plataforma en términos de las habilidades blandas y competencias de cada persona. Al ser elegidas, las mujeres inician la formación virtual en habilidades blandas, productos y aplicación de tecnologías requeridas para su operación diaria.

La formación se brinda a través de Like University o campus virtual de la LikeU. El 70 % de ese proceso es autónomo, mientras que el 20 % corresponde al acompañamiento que cada persona tiene por parte de un experto de la empresa. El 10 % restante hace referencia a un proceso de coaching personalizado. 

“Esto nos ayuda a evaluar qué tan autónomas y orientadas al logro son las personas en su trabajo. Además, nos permite entender si son lo que estábamos buscando”, afirma Rincón, quien con LikeU hace parte de Andi del Futuro, una de las agremiaciones de emprendimientos más importantes del país.

El seguimiento que se hace a las personas ocurre, igualmente, por la vía digital, con el fin de optimizar el acompañamiento por parte de los líderes, que en este entorno operan sobre la base de la confianza, el establecimiento de objetivos claros y la realización de mediciones de productividad.

“Hoy, por la coyuntura, la gente está más abierta a escuchar y tenemos más excusas para innovar y equivocarnos. Es el momento de aprovechar el cambio”, concluye el CEO de LikeU.

Eventtia: de la cultura organizacional depende el éxito del teletrabajo

Esteban Ochoa fundó hace varios años un emprendimiento dedicado a la impresión de escarapelas para eventos que le permitió conocer el lado menos amable de la industria: el gran esfuerzo que requiere para un organizador hacer confluir las plataformas de registro, email marketing, pagos, entre otras, que generalmente están desconectadas entre sí.

Para solucionar el problema creó Eventtia, una plataforma que proporciona a los clientes lo que requieren para organizar sus eventos, desde el registro online de participantes hasta la construcción de un portal web atractivo o, incluso, de una aplicación móvil. El objetivo es que puedan potenciar su estrategia de marketing mientras la organización de los eventos fluye.

Rápidamente, la compañía le apostó al mercado europeo en vista de que Mauricio Palacio, uno de sus socios, vivía en Francia. Ha trabajado con marcas como Pernod Ricard, Bioderma, el Departamento de Comercio de Estados Unidos, Airbus, Redbull, Facebook y Andi del Futuro, que también les ha abierto las puertas de sus programas de emprendimiento.

Por esta naturaleza internacional, Eventtia implementó el trabajo remoto desde sus inicios. Fue Ochoa quien impulsó esta modalidad en vista de que en las organizaciones hay dos tipos de trabajo. El creativo, que tal vez requiere de la presencia física del equipo, y el productivo, que requiere de una mayor concentración que, generalmente, se logra en la casa.

La cultura de la empresa empezó a atraer personas acordes con estos principios y valores. En la actualidad, el equipo está conformado por 25 personas. De ellas, el 50 % se encuentra en Colombia y el 50 % restante, en países como Francia, México y Chile. Pero ¿cómo han superado el reto de trabajar en distintos horarios?

“Más que en eso -dice Ochoa- nos regimos por los OKR (Objective Key Results). Es decir que nos enfocamos en los retos que cada persona debe superar y en herramientas tecnológicas como las de videoconferencias. Tenemos una cultura asincrónica, por las diferencias temporales, que hasta el momento ha funcionado muy bien”.

Para hacerle seguimiento al desempeño a los colaboradores se tienen llamadas semanales con el fin de alinear a toda la compañía frente a los mismos objetivos.

“Gracias a esto el sector de eventos, uno de los más impactados por la pandemia, también ha logrado encontrar oportunidades. No en todos los casos es posible cambiar el rumbo de un negocio, pero manteniendo esos valores y la buena actitud es más fácil sobrellevar los problemas”, concluye el empresario.