7 herramientas para la gestión administrativa y contable de las empresas
28-11-2019
Tiempo de lectura:
10 minutos
Contar con herramientas tecnológicas que apoyen la planeación estratégica, y faciliten realizar el seguimiento de los indicadores claves del negocio ya no es un beneficio exclusivo de las grandes empresas. Las micro, pequeñas y medianas empresas también pueden acceder a soluciones que les permiten gestionar los procesos de negocio para ser más productivas.
La información que te compartimos aquí es simplemente material informativo que ofrecemos a los negocios.
Esta publicación no tiene fines comerciales y no representa un cobro para quienes se nombran.
Las opiniones de terceros se atribuyen a las fuentes consultadas y no comprometen el pensamiento de Grupo Bancolombia.
Es responsabilidad de los lectores y negocios el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable y la verificación de su vigencia.
¿Cómo organizar la gestión administrativa y contable?
El primer paso para mejorar la gestión administrativa de tu empresa es contar con una plataforma que te permita llevar la contabilidad y evaluar los resultados financieros de manera oportuna. Se puede acceder a diversas soluciones, como software licenciado o plataformas en la nube, que permiten llevar toda la información contable de la compañía.
En el siguiente nivel están los módulos que permiten integrar inventarios, procesos de producción y de talento. Estas soluciones completas se denominan ERP (Enterprise Resource Planning) y demandan un mayor compromiso tanto de los líderes de la empresa como del equipo de trabajo.
En el sitio de Negocios te contamos cuáles son las herramientas que ayudan a la planeación estratégica y facilitan el seguimiento de los indicadores claves del negocio:
7 plataformas para mejorar la gestión administrativa y contable de las pymes:
1
Alegra
Es un software contable, de facturación electrónica y POS en la nube para pymes. Tiene API (Application Programming Interface) para conectarse con miles de aplicaciones como: Google Drive, Pipedrive, Zoho, Saleforce, entre otras. Cuenta con más de 200.000 empresas registradas y cerca de 30.000 activas diarias.
Funciones: catálogo de cuentas, ajustes contables, asientos contables, plantillas, cotizaciones, factura - Funciones: catálogo de cuentas, ajustes contables, asientos contables, plantillas, cotizaciones, factura tradicional; estado de cuenta por cliente, factura electrónica; inventario; contactos; gastos; reportes inteligentes para tomar decisiones. Ofrece un mes gratis de prueba de todas las funciones sin limitaciones, además de área de soporte y Centro de Ayuda con artículos sobre cómo manejar la plataforma.
Cancelación: permite suspender el plan en cualquier momento. Ofrece el 10% de descuento para pago anual. Para las fundaciones o instituciones educativas el plan no tiene costos.
2
Backstartup
Es una empresa de outsourcing de contabilidad, impuestos y nómina. También ofrece servicios de asesoría legal, software contable, facturación electrónica y POS en la nube para pymes.
Funciones: en servicios contables, procesa facturas y soportes contables, realiza la conciliación bancaria y genera informes mensuales. En servicios de nómina, realiza las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social, genera la nómina mensualmente y realiza los informes exigidos por la ley. En asesoría legal, guía a los usuarios en temas como acuerdos de inversión, contratos de vesting, contratos comerciales, registros de marca, y términos y condiciones.
Cursos / formación / otros: la herramienta ofrece un chat para que los usuarios reciban atención oportuna cuando lo requieran, cuenta con un módulo de impuestos que envía recordatorios a los usuarios sobre fechas de pago. Así mismo, permite al usuario saber qué está haciendo el contador y ver si las facturas están aprobadas o en revisión.
3
Loggro
Es un software contable, de facturación electrónica, manejo de inventarios y POS para pymes en un solo sistema integrado en la nube.
Funciones: el software contable integral arroja reportes financieros y contables. El software administrativo de gestión integral (ERP) integra la información de ventas, contabilidad e inventarios, opera en línea y en tiempo real y el software de inventarios se actualiza automáticamente con las ventas, entre otros.
Cursos / formación / otros: cuenta con área de soporte. Las facturas incluidas en los planes básicos son de tipo POS y/o tradicionales. Las facturas electrónicas y demás documentos electrónicos que se reportan a la DIAN bajo el esquema de facturación electrónica tendrán un valor adicional al valor del plan por documento.
4
Bitrix24
Es una plataforma con variedad de herramientas para gestionar las actividades de las empresas. Se puede tener la versión en la nube, instalar en el servidor propio o en una nube privada. Además, esta opción es para solo 12 usuarios. Incluye 5 GB de almacenamiento y acceso parcial a las herramientas.
Funciones: tiene herramientas de comunicación como chat y video, calendarios, intranet social, e-mail, gestión de documentos y grupos de usuarios, y sistema de Recursos Humanos. Así mismo, ofrece soluciones para tareas y proyectos como diagramas de Gantt, gestión de carga de trabajo, seguimiento del tiempo, plantillas de tareas y proyectos de grupos de trabajo. Cuenta con CRM.
Cursos / formación / otros: ofrece el “Curso de formación Bitrix24” para usuarios y administradores, así como seminarios web gratuitos y videos instructivos. El acceso a soporte técnico requiere suscripción a un plan comercial y no está disponible para usuarios de cuentas gratuitas. Las cuentas gratuitas están limitadas a los recursos de autoayuda, como manuales de productos, artículos de Help Desk, tutoriales de video y seminarios web gratuitos.
5
TNS Software
Visual TNS está adaptado para el manejo de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), específicamente, los módulos de activos fijos, cartera, y contabilidad. Ofrece una versión de prueba de un mes. Un usuario puede acceder a todos los módulos.
Funciones: en el área de contabilidad se puede hacer ejecución presupuestal, ganancias y pérdidas por áreas administrativas y centros de costos. Emite certificados de Retención en la Fuente, ICA e Información Exógena en medios exigidos por la DIAN. Permite realizar el presupuesto de productos terminados incluyendo materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Así mismo, cuenta con módulos de administración de personal y nómina, administración de activos fijos, CRM, control de contactos y cartera financiera.
Cursos / formación / otros: cuenta con personal de soporte que realiza soporte vía telefónica, Any Desk y Team Viewer. Ofrece revisión y mantenimiento a la base de datos vía internet y servicio de reinstalación del software. Desarrolla software para sectores o tareas específicos como comercializadoras internacionales, transporte de carga, inventarios por tallas y colores, entre otros. Cuenta con una app móvil para registrar datos desde cualquier lugar. Las instituciones educativas pueden hacer uso del software sin costo.
6
Myabakus
Es un software administrativo y de gestión contable intuitivo y diseñado para tener las cuentas de su negocio claras y al día. Algunas de sus funciones son: gestionar cuentas por cobrar y pagar, inventario, facturación, bancos y sucursales. Exporta libros de ventas y compras fácilmente. Se puede probar gratis y se cobra por lo que el usuario necesita.
Funciones: facturación tradicional, flujo de caja, cuentas por cobrar, inventario, control del efectivo.
Cursos / formación / otros: tiene tutoriales en video para cada sección y un curso inicial con seis lecciones para aprender a usar la plataforma. Se puede cancelar el plan en cualquier momento y también agregarle usuarios, sucursales, facturas personalizadas órdenes y cotizaciones. La plataforma online y es para uso directo de emprendedores que deben llevar sus cuentas.
7
OasisCom
Software ERP en la nube que facilita la gestión integral de los procesos de la organización ya sean productivos, logísticos o financieros. Integra cada área y proceso de la compañía y soporta operaciones para distintos tipos de negocio e industrias como la gestión financiera, de ventas, de inventarios y la cadena de suministro.
Funciones: Posee 6 módulos: FIN (producto financiero) permite controlar los procesos administrativos y financieros de cualquier tipo de organización. SCM (producto logístico) administra y controla todos los movimientos y la rotación de productos. MRP (producto manufactura) permite controlar los procesos en transformación de productos. CRM (producto relación con el cliente) busca apoyar la gestión que se realiza con los clientes dentro y fuera de la organización. DSS (producto de toma de decisiones) permite tomar decisiones acertadas con base en indicadores. HRM (producto Recursos Humanos) permite controlar y administrar todos los aspectos de la gestión del talento humano.
Cursos / formación / otros: ofrece la implementación de servicios y/o módulos contratados, la ejecución de pruebas y el acompañamiento de consultores expertos durante el proceso, así como la matriculación a la plataforma de capacitación online OasisU, el suministro de material audiovisual y manuales de uso.
Aliados Bancolombia para mejorar tu gestión administrativa
En el mercado hay diferentes opciones para mejorar la gestión administrativa y contable de las pymes. Y para facilitar el acceso a estas soluciones, Bancolombia suscribió alianzas con Alegra y Backstarup, plataformas en la nube que brindan diferentes alternativas a los empresarios.
Alegra
Jorge Soto, CEO y cofundador de esta compañía, señala que Alegra está alojada en la nube, es decir que a ella se puede acceder desde cualquier navegador o desde las aplicaciones disponibles para Android y iOS. Es posible obtener una versión de demostración por 30 días.
Backstarup
“Nuestra plataforma es el lugar donde el empresario centraliza su información contable, legal y de nómina, con la ventaja que también tiene a su disposición abogados que resuelven sus dudas legales y contadores que generan estados financieros, reportes de pago, entre otros. Estos profesionales están asignados a la cuenta de cada usuario”, afirma Juana Barco, CEO de Backstartup.
Mejorar la gestión administrativa y contable es un asunto de importancia para las pymes y ahora el acceso a herramientas tecnológicas que apoyen la planeación estratégica y el seguimiento de los indicadores del negocio es necesario para mejorar la productividad.
