Departamento de compras: ¿cómo seleccionar a tus proveedores?

La función del departamento de compras es estratégica para las empresas. Una selección idónea de proveedores les permitirá entregar oportunamente los productos o servicios a sus clientes. ¿Cómo seleccionarlos? Aplica la lista de chequeo que te proponemos en este artículo.

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Esto es lo que encontrarás en el artículo

- Departamentos de compras: de una función operativa a un rol estratégico
- ¿Cómo encontrar proveedores idóneos?
- Paso a paso para gestionar proveedores

Departamentos de compras: de una función operativa a un rol estratégico

Hasta hace poco, el departamento de compras de las empresas se percibía como un área encargada de adquirir insumos, materias primas o bienes al mejor precio para cuidar la rentabilidad de la operación. Hoy, en cambio, se reconoce su importancia como un eslabón clave de la cadena de abastecimiento que hace un aporte estratégico al negocio, agrega valor y vela porque los insumos adquiridos aseguren un producto o servicio final con las características que el cliente solicitó y la calidad prometida.

Actualmente, el departamento de compras enfrenta diferentes retos como:

• La disrupción en las cadenas de suministro por cuenta de las guerras entre Rusia y Ucrania e Israel y Gaza, entre otros conflictos económicos y políticos. Esto incide negativamente en el comercio mundial y el abastecimiento.
• El balance adecuado entre el costo y el valor agregado que ofrecen los proveedores. Para Rogelio Gutiérrez, el costo no debe ser el principal factor de decisión al elegir un proveedor, sino las ventajas competitivas que ofrece de cara a un nicho de mercado. Esto les permite adaptarse y encontrar proveedores con la misma flexibilidad.

Adicionalmente, se deben evaluar otras variables como evitar que la empresa tenga dobles gastos en la cadena de suministro, ayudar a generar eficiencias en términos de productividad y costos o apostar al triple impacto.

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Siguiendo esa línea, a las empresas se les aconseja que:

1. Le apuesten al nearshoring o consigan proveedores localizados cerca a sus instalaciones y mercados. Esto garantizará el suministro que requieren para poner en marcha sus procesos o encontrar distribuidores internacionales con una fiable presencia a nivel local, favoreciendo el desarrollo de proveedores locales.
2. Procuren que sus proveedores sean confiables y resilientes. Es decir, que le garanticen a la empresa que su producción no se interrumpirá.
3. Desarrollen fuentes alternas de proveeduría. Permitirá crear un plan de contingencia en caso de que el proveedor principal tenga problemas con el cumplimiento.

¿Cómo encontrar proveedores idóneos?

Si bien una de las características que deben tener los proveedores es que sean confiables, ¿cómo puede una empresa asegurarse de que cumplen con este requisito? Gutiérrez explica que hay aspectos básicos que se deben evaluar, como los estados financieros y la situación legal.

También hay que cavar más hondo para que la relación de la empresa con sus clientes no se ponga en riesgo y se protejan tanto sus finanzas como su reputación. Especialmente, porque ante el auge de las negociaciones por canales digitales, las historias de supuestos proveedores que cometen fraudes al tomar el dinero de los clientes sin cumplir el pedido han incrementado. Teniendo en cuenta esto, el experto recomienda hacer la siguiente lista de chequeo: 
 

• Consultar y comprobar si la empresa tiene certificaciones que avalen la calidad de sus procesos y buscar en la Cámara de Comercio respectiva si la compañía está legalmente constituida y tiene actualizado su registro mercantil.
• Realizar una visita al proveedor si es posible, o, solicitar referencias de otros clientes y gremios para comprobar que la organización tiene cómo sustentar su oferta. A ellos se les puede preguntar en qué aspectos podría mejorar el proveedor y por qué lo recomendarían.
• Analizar si el proveedor tiene capacidad de respuesta al pedido. Preguntar por sus planes de contingencia es la mejor manera de saber si está preparado para enfrentar inconvenientes en el suministro. También es clave indagar qué aliados le ayudarían a cumplir el pedido.
• Considerar no solo el costo de lo que el proveedor ofrece, sino la capacidad de innovación o aporte que puede hacer a la empresa, pues él también es una fuente de desarrollo y asesoría con respecto a nuevas tendencias.
• Verificar si el proveedor le apuesta a la transformación digital y si cuenta con tecnologías que facilitan la captura o análisis de datos. Esto potenciará los procesos y proyecciones de ventas en las empresas.
• Analizar su propia cadena productiva y de abastecimiento. Es decir, ¿de quién obtiene sus suministros? Si pertenece a una cadena de abastecimiento circular en la que se reutilizan recursos, si le apuesta a la ecologística o una logística que minimiza su impacto ambiental, si desarrolla alguna práctica de sostenibilidad social con empleados o contratistas, entre otros. Cuando el proveedor tiene certificaciones de sostenibilidad es necesario verificar su validez. Si no cuenta con ellas, es posible acudir a referencias e informes de proyectos que comprueben su compromiso con el triple impacto.
   

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Paso a paso para gestionar proveedores

Rogelio Gutiérrez aconseja seguir tres pasos fundamentales para comprobar que la elección del proveedor fue correcta, blindando al negocio de posibles incumplimientos que puedan poner en riesgo su seguridad financiera. Estos pasos son:

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Evitar iniciar la relación con un contrato muy grande. Es mejor pactar la realización de una prueba para cerciorarse de que el proveedor puede entregar el pedido de la empresa en las condiciones establecidas por ella. Esto significa solicitar un pedido de insumos que no estén relacionados con el producto estratégico de la empresa, sino con uno secundario.

La prueba debe estar soportada en una póliza de cumplimiento. Si no resulta como se esperaba, es posible que se pierda algo de dinero, pero mucho menos de lo que se perdería si se solicita un gran pedido a ciegas. Este ejercicio también permite conocer los procesos y fortalecer las relaciones paulatinamente.

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2. Cuando se haya elegido al proveedor, la empresa tendrá que suscribir un contrato de promesa de compraventa que no es lo mismo que la factura. Esta contiene tres aspectos esenciales: el primero son las condiciones de la negociación para las partes. El segundo, los planes de contingencia que se podrían desplegar. El tercero hace referencia a las instancias que se agotarán para lograr una conciliación si hay desacuerdos, pues el objetivo es que los problemas no se lleven inmediatamente a un tribunal, sino que exista previamente una conversación.

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3. Luego viene la firma del contrato comercial, que contiene los derechos y deberes de las partes, así como las condiciones del negocio y los mecanismos de solución de controversias. Esta es la prueba tangible de la confianza que debe existir siempre que se firma un negocio de proveeduría.

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Transformar la cultura para comprenden la importancia de la tecnología

 

Anualmente se debe realizar una actualización de la información financiera y legal, así como de la capacidad productiva del proveedor. Con esto, la empresa podrá garantizar que su proveedor mantiene vigencia en el mercado y tiene todas las condiciones para continuar entregando sus productos y servicios.

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