Pasos para crear el plan de continuidad del negocio

Con la pandemia quedó claro que todas las empresas están expuestas a eventos de riesgo que pueden afectar sus operaciones de manera grave. Para saber cómo actuar y reducir el impacto se debe contar con un plan de continuidad que oriente todas las acciones en momentos críticos. Aprende a crearlo con estos cuatro pasos.

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Contenido del artículo

- Plan de continuidad del negocio: gerencia basada en caja y escenarios
- Paso 1: identifica las variables sensibles
- Paso 2: establece el rango de movimiento de las variables sensibles
- Paso 3: analiza los escenarios
- Paso 4: designa responsables del plan de continuidad del negocio

Plan de continuidad del negocio: gerencia basada en caja y escenarios

Previo a la aparición del covid-19, las juntas directivas de las empresas se reunían periódicamente, la gerencia planteaba una estrategia de crecimiento, se proyectaban las inversiones que aportarían al logro de los objetivos financieros y se hacía una evaluación constante de esos planes. Pero ahora el reto es otro.

Esta inesperada pandemia mundial, hizo que cobraran importancia los planes de contingencia o de continuidad del negocio, que garanticen su persistencia ante eventualidades de diversas categorías y diferentes niveles de impacto, ocasionados por agentes externos o internos.

“Debido a que un gran número de compañías han tenido que hacer cambios radicales e, incluso, repensarse, hoy se están creando escenarios, planes de contingencia y cursos de acción”, según Maximiliano González, profesor asociado de Finanzas de la Facultad de Administración de la Universidad de los Andes.

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Este concepto no nació con la pandemia. Simplemente, la crisis hizo evidente que en las organizaciones se estaba pasando por alto esta norma de la buena gerencia y la necesidad de desempolvar esta teoría financiera.

¿Cómo pueden las empresas analizar su situación y prepararse para el futuro en un contexto en el que continúa predominando la incertidumbre? La respuesta está en el mapa de riesgos que hace parte del plan de continuidad del negocio.

El mapa de riesgos en las organizaciones tiene cuatro componentes:

• Componente 1: ¿sabes cuáles son las variables sensibles de tu empresa?
• Componente 2: ¿tienes claro el rango de movimiento de tus variables sensibles?
• Componente 3: ¿tienes acciones para cada uno de los escenarios clave, o el plan de continuidad definido?
• Componente 4: ¿hay responsables del plan de continuidad del negocio?

Paso 1: identifica las variables sensibles

El primer paso para elaborar el mapa de riesgos consiste en identificar las variables que resultan más sensibles para cada negocio o las que más lo afectan: ventas, costos, utilidades, etc. Al tiempo, hay que establecer entre ellas las que se pueden controlar y las que no.

Esto lo explica Maximiliano González con dos ejemplos: “En las empresas hay variables como el costo de venta, que se puede controlar. Si este sube demasiado, es posible mantenerlo a raya cambiando un proveedor por otro. Por el contrario, la tasa de cambio no se puede controlar, pero tiene un gran impacto en las empresas importadoras; por eso hay que hacerle seguimiento”.

Paso 2: establece el rango de movimiento de las variables sensibles

Una vez definidas las variables sensibles, se debe establecer el rango de movimiento en el que cada variable puede oscilar para no afectar el negocio.

Aunque existen diferentes métodos para calcular ese rango, es clave hacerse preguntas como: ¿cuál es el valor crítico de esa variable? ¿A cuánto podría llegar el precio de esa variable para no afectar la caja? Las respuestas a esas preguntas determinan el punto de equilibrio.

Retomando los ejemplos anteriores, si el costo de venta representa el 60% de las ventas, una empresa puede determinar que, si llega a 65%, la caja va a quedar en cero. Esto la ayudaría a establecer que esta variable oscile en un rango del 60% al 65% para no poner en riesgo el negocio.

Lo mismo ocurre con la tasa de cambio. De acuerdo con el experto, si esta tiene un valor actual de $3.300 y se determina que su punto de equilibrio es $3.700, cuando llegue a ese valor podría haber problemas de caja. Pero si se mantiene en ese rango, se puede tolerar.

Paso 3: analiza los escenarios

Como ya se sabe cuáles son las variables sensibles y cuál es su punto de equilibrio, es posible plantear diferentes escenarios: qué sucedería si las variables se mueven a favor o en contra de la empresa.

De lo anterior se deriva el plan de continuidad del negocio o plan de contingencia, que es la estrategia que nos permitirá seguir operando, teniendo como fundamento los valores mínimos o máximos de cada una de las variables sensibles.

En ese sentido, la firma internacional de consultoría EY recomienda tener presentes estas nueve áreas clave de las empresas con el fin de analizar la capacidad de resiliencia del negocio y priorizar acciones en el plan de continuidad del negocio.

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Paso 4: designa responsables del plan de continuidad del negocio

Sin importar el tamaño de la organización, el mapa de riesgos debe incluir un cuarto componente: quiénes son las personas responsables de gestionar cada uno de los riesgos. Esto significa monitorear el comportamiento de cada variable sensible y crear planes de contingencia para cada una en particular.

Así, si el costo de venta es una variable sensible, la junta directiva o la alta gerencia deben nombrar a una persona que la monitoree mes a mes y tome decisiones para asegurarse de que el porcentaje no supere el rango establecido, ya que, si lo hace, la compañía tendría problemas de caja.

Con respecto a la tasa de cambio, por mencionar otro caso, también debe haber un responsable de analizar su comportamiento y, si es necesario, tomar medidas como recurrir a coberturas con forward o cambiar a algunos de sus proveedores internacionales por los nacionales, por ejemplo.

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