Obligaciones empresariales para iniciar el 2023: prográmate y cumple a tiempo

Renovar la matrícula mercantil es un trámite que las empresas deben realizar en los primeros meses del año ante las Cámaras de Comercio. Pero existen otras obligaciones que deben cumplir los negocios, según su tipo o condición. Conoce aquí cuáles aplican a tu compañía y cumple con estas obligaciones a tiempo.

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Tabla de contenido

- Renovación de la matrícula mercantil
- Registro Único de Proponentes: indispensable para contratar con el Estado 
- Registro Nacional de Turismo: renueva hasta el 31 de marzo
- ¿Eres una Sociedad BIC?: envía tu reporte a la Supersociedades
- Otras fechas clave para marcar en el calendario

Renovación de la matrícula mercantil

Todas las personas naturales y jurídicas registradas ante la Cámara de Comercio de su jurisdicción deben renovar ante estas entidades su matrícula mercantil y la de sus establecimientos de comercio a más tardar el 31 de marzo. Para realizar este trámite, es necesario tener en cuenta que:

• Las Cámaras de Comercio tienen habilitados canales presenciales y virtuales para realizar tanto la renovación y el pago de la matrícula mercantil y otros registros.
• Las empresas deben suministrar la información financiera correspondiente al año anterior. Esta debe ser igual a la que reporten a las entidades del Estado.

Quienes cumplan con esta obligación a tiempo, pueden obtener diversos beneficios como:

1. Acceder al sistema financiero, participar en procesos de compras públicas y licitaciones privadas, entre otros.
    
2. Acceso al RUES (Registro Único Empresarial y Social), la base de datos empresarial más grande del país donde reposan datos de los comerciantes inscritos en el Registro Mercantil.
    
3. Beneficios puntuales que ofrecen las Cámaras de Comercio, como acceso gratuito o descuentos sobre el valor de sus programas de emprendimiento, fortalecimiento, formación, entre otros; descuentos en el valor de sus servicios o descuentos para programas o eventos de terceros.

Recuerda que quienes no renueven la matrícula mercantil a tiempo se ven expuestos a sanciones como:

• Suspensión temporal o definitiva de su actividad comercial.
• Cancelación de la matrícula mercantil (si no han renovado durante cinco años consecutivos).
• Multas por parte de la Superintendencia de Sociedades, entre otros.

Registro Único de Proponentes (RUP): indispensable para contratar con el Estado  

El Registro Único de Proponentes debe ser tramitado por las personas naturales o jurídicas interesadas en contratar con el Estado y renovado ante las Cámaras de Comercio a más tardar el quinto día hábil de abril que, para 2023, corresponde al día 11.

Para realizar la renovación del RUP es necesario haber renovado la matrícula mercantil o el registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL), según corresponda.

¿Cuáles son los beneficios de contar y renovar este registro a tiempo?

• Participar en licitaciones del Estado y celebrar contratos con las entidades que pertenecen a él para proveer productos y servicios, entre otros.
• Ingresar a la base de datos de potenciales contratistas del Estado, lo que facilita su aparición en búsquedas relacionadas con su actividad económica, por ejemplo.

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Registro Nacional de Turismo (RNT): renueva antes del 31 de marzo

Registro de vigencia anual al que deben inscribirse los prestadores de servicios turísticos que tienen calidad de comerciantes (están inscritos en el Registro Mercantil) y operen en Colombia. Entre ellos están las agencias de viajes, los establecimientos de alojamiento turístico, las empresas de transporte terrestre automotor, entre otros.

La renovación del RNT de cada uno de los establecimientos de comercio debe efectuarse a través del sitio web del RNT a más tardar el 31 de marzo. Para realizar este trámite, que es gratuito, es necesario contar con un usuario y contraseña. Los beneficios de contar con este registro son:

 

 

Poder hacer publicidad del servicio brindando la tranquilidad que se cuenta con el registro. De hecho, comunicar esto a clientes y público en general es un deber de los prestadores turísticos.

 

 

Brindar esta garantía a los clientes puede ser un argumento de venta frente a competidores no formalizados.

Cabe aclarar que, si la renovación no se realiza a tiempo, el registro queda suspendido automáticamente a partir del primero de abril. Para reactivarlo, los prestadores turísticos deben pagar a Fontur (Fondo Nacional de Turismo) el valor equivalente a 25.05 UVT ($42.412), es decir: $1.061.148.

¿Eres una Sociedad BIC?: envía tu reporte a la Supersociedades

Las Sociedades BIC o Sociedades Comerciales de Beneficio e Interés Colectivo tienen hasta el 31 de mayo para enviar a la Superintendencia de Sociedades el reporte de su gestión realizada en el año inmediatamente anterior.

Este reporte debe contener la información sobre las actividades adelantadas por la empresa en las dimensiones elegidas para trabajar, entre las cinco que caracterizan a las Sociedades BIC, con el fin de poder medir su impacto y generar transparencia en torno a su gestión.

Estos informes puedes ser elaborados según estándares aprobados por la Supersociedades, entre los cuales se encuentran los reportes basados en la ISO 26.000 de Icontec, la evaluación B de Sistema B y los Estándares GRI.

Es importante tener en cuenta que, previo a su envío ante la Superintendencia, los reportes deben ser presentados y aprobados por la junta directiva o máxima instancia del gobierno corporativo. Antes, deben ser publicados en su página web o en su domicilio.

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Otras fechas clave para marcar en el calendario

Estas son otras fechas que debes tener en el radar, pues corresponden a obligaciones empresariales que se deben cumplir en los primeros meses del año:

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