Lo que necesitas saber para formalizar tu negocio

Tener el Registro Mercantil no es el único requisito para ser un empresario formal. Llevar una contabilidad clara, tener afiliados a la seguridad social a los trabajadores, contar con el Registro Único Tributario y tener todos los permisos que requiere su negocio para operar son algunos de los aspectos que determinan el grado de formalidad en que se encuentra. Actualízate te cuenta los trámites que debes tener en cuenta para formalizar tu negocio.

La información que te compartimos aquí es simplemente material informativo que ofrecemos a los negocios.
Esta publicación no tiene fines comerciales y no representa un cobro para quienes se nombran.
Las opiniones de terceros se atribuyen a las fuentes consultadas y no comprometen el pensamiento de Grupo Bancolombia.
Es responsabilidad de los lectores y negocios el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable y la verificación de su vigencia.

La formalización de negocios en Colombia

Luisa Fernanda Cadavid, directora de la Unidad de fortalecimiento empresarial de la Cámara de Comercio de Cali, señala que la formalización no se puede entender como un estado binario, se es o no formal, sino como un proceso que culmina cuando el empresario cumple con todos los requisitos que le exigen las normas.

Por ejemplo, para las empresas que producen piezas o realizan montajes de instalaciones eléctricas, es fundamental cumplir con el Retie (Reglamento técnico de instalaciones eléctricas) expedido por el Ministerio de Minas y Energía. En tanto que las peluquerías y otros establecimientos que ofrecen servicios de belleza y estética tienen que cumplir una serie de normas específicas para su actividad económica y obtener un concepto sanitario por parte de la Unidad de Servicios de Salud en su ciudad.

“La formalización hace parte del proceso de inclusión económica que facilita el crecimiento de los negocios y les permite llegar a diferentes mercados.”, Cámara de Comercio de Bogotá.

¿Qué es la formalización empresarial?

La formalización empresarial, según la Cámara de Comercio de Bogotá, se resume en ejercer una actividad económica bajo las normas del Estado, es decir: “trabajar con todas las de la ley”. Para esta Cámara, la más grande del país, la formalización permite que el empresario se proyecte en el tiempo consolidando su iniciativa.

Además, la formalización les permite a los empresarios ganar más visibilidad en el mercado, acceder a diferentes servicios financieros, participar en licitaciones o concursos, contratar con el Estado y tener acceso a los programas de promoción, desarrollo y fortalecimiento que lideran las Cámaras de Comercio del país.

Las empresas formalizadas también pueden recibir recursos del Estado, algunos en calidad de préstamo y otros que pueden llegar a ser condonados. Estos procesos de cofinanciación generalmente se dan en el marco de convocatorias que realizan las Cámaras de Comercio, iNNpulsa o el Programa de Transformación Productiva, entre otros, para el desarrollo de diversos proyectos encaminados a fortalecer las competencias de los negocios.

La formalización también es un requisito para exportar y contribuye a la probabilidad de supervivencia de las firmas. Según Confecámaras, las empresas que exportan tienen un 70% de probabilidades de permanecer activas en contraste con el 50% que tienen aquellas que se dedican a satisfacer el mercado interno.

La formalización no es solo la matrícula mercantil

Obtener la matrícula mercantil es sin duda el paso más importante para la formalización empresarial, pero más allá de eso, hay otros requisitos que se deben cumplir.

Trámites necesarios para diversas actividades económicas

Para que no te pierdas en la ruta de la formalización, las Cámaras de Comercio del país ofrecen un Kit de Herramientas para la Formalización, en el que se presentan los trámites necesarios para 5 actividades económicas (ferreterías, droguerías, peluquerías, restaurantes y turismo) y una jerarquización guiada por el orden de importancia, donde 1 es prioritario y 16 menos prioritario. (Fuente: Kit de Herramientas para la Formalización, Tomo III. BID)

Como se puede observar, para todos los negocios un primer paso importante es la matrícula mercantil. De ahí en adelante los requerimientos varían de acuerdo con la actividad económica. Son 15 trámites necesarios, además de la matrícula mercantil: Afiliación a EPS, ARL, Pensiones y Caja de Compensación Familiar tienen un nivel de importancia mayor para empresas como las ferreterías.

Las droguerías y peluquerías, por su parte, deben concentrar sus esfuerzos principalmente en el concepto sanitario que otorga la Secretaría de salud local, la Matrícula de establecimiento, que al igual que la mercantil, la otorga la Cámara de Comercio, además del certificado técnico de seguridad humana y protección contra incendios, expedido por el Cuerpo Oficial de Bomberos, con el que se busca asegurar el cumplimiento de los aspectos relacionados con la seguridad y sistemas de protección contra incendios.

Por su parte, los restaurantes deben enfocarse inicialmente en obtener la matrícula de su establecimiento, el concepto sanitario que otorga la Secretaría de Salud, el Impuesto de Industria y Comercio (ICA), el cual se paga ante la secretaría de hacienda municipal; además del certificado de seguridad y protección de incendios que otorga la Central de Bomberos.

Las empresas turísticas, tienen una obligación prioritaria con la matrícula de establecimiento y especialmente con el Registro Nacional de Turismo que ahora se gestionan las Cámaras de Comercio del país, el cual tiene vigencia anual y cuya renovación debe hacerse durante los primeros tres meses del año. Este registro se exige para todos los prestadores de servicios turísticos en el país, con excepción de los guías turísticos. Las Cámaras de Comercio también orientan la obtención de este certificado, puedes consultar la más cercana aquí.

Entidades relacionadas con la formalización empresarial

1. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales: es la encargada de controlar y administrar las obligaciones tributarias como el impuesto de renta, el impuesto sobre las ventas y el impuesto al consumo. Esta entidad también es la responsable de controlar el comercio exterior y la importación. Ante ella se tramita el Registro Único Tributario.
    
2. Cámaras de Comercio: son las responsables de administrar el Registro Mercantil, el Registro Nacional de Turismo, el Registro de Proponentes, el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, el Registro de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, y el Número Único Tributario (NIT), entre otras funciones.
    
3. INVIMA: el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos realiza vigilancia y control sobre alimentos, medicamentos, dispositivos médicos y otros productos objeto de vigilancia sanitaria.
    
4. Sayco y Acinpro (OSA): es la entidad encargada de recaudar el pago por la licencia de uso de música o videos en establecimientos comerciales, bares y restaurantes.
    
5. Ministerio de minas y energía: es la autoridad en el caso de los reglamentos que se aplican en las instalaciones eléctricas, como Retie y Retilap.
    
6. Secretarías de salud de los municipios: son las responsables de expedir los certificados de sanidad para restaurantes, peluquerías y centros de estética, entre otros.
    
7. Anla: La Autoridad Nacional de Licencias Ambientales es la encargada de que los proyectos, obras o actividades sujetos de licenciamiento, permiso o trámite ambiental cumplan con la normativa ambiental.
    
8. Curadurías urbanas: son las entidades encargadas de estudiar los proyectos para realizar obras nuevas, remodelaciones, demoliciones, entre otros, y de expedir las licencias de construcción que permitan llevar adelante la obra sin el riesgo que se generen multas o parálisis de las obras.

Así avanza la formalización empresarial en el país

La formalización de los negocios es clave para el crecimiento empresarial y el desarrollo del país. Sin embargo, y aunque es difícil conocer con exactitud la cantidad de negocios aún no formalizados, según la ANIF, entre un 30% y 40% de las microempresas no cuentan con registro ante Cámara de Comercio.

“La informalidad es una de las principales dolencias del país”, lamenta Julián Domínguez de Confecámaras, “esta es una amenaza contra el crecimiento económico, la generación de empleo de calidad y el bienestar de la sociedad en su conjunto”. Los negocios no formalizados tienen un alto impacto sobre los que actúan en el marco de la legalidad pues estos sufren una sobrecarga impositiva y competencia desleal.

El Estado también es una víctima de la informalidad empresarial pues esta no solo genera debilidad institucional sino menores ingresos fiscales y estos son imprescindibles para las inversiones en seguridad, salud, educación e infraestructura.

Confecámaras señala una paradoja: aunque en Colombia la tasa de natalidad empresarial es superior a la de otros países del continente y de la registrada por las economías europeas, la tasa de supervivencia de los nuevos emprendimientos es baja, apenas alcanza un 29,7%. En otras palabras, alrededor del 70% de los negocios que se crean apenas si resisten los primeros cinco años de vida.

En el estudio ‘Determinantes de la Supervivencia Empresarial en Colombia’, realizado por esta entidad gremial en el 2017, señala que en materia de supervivencia empresarial el tamaño inicial influye, pero también contar con varias sucursales, la orientación al mercado externo y el acceso al crédito.

Según el documento, el 98% de los emprendimientos que mueren cada año pertenecen a la categoría de microempresas. Esto es preocupante, no solo para los pequeños empresarios sino para la macroeconomía del país, pues las pymes (pequeñas y medianas empresas) en la actualidad son generadoras de 81% del empleo total en el país y de 45% del Producto Interno Bruto (PIB), según Confecámaras.

Así que gran parte de los retos que se tienen para formalizar a las empresas colombianas, están concentrados en estos niveles pues la supervivencia de las pymes y por tanto el crecimiento que generan a la economía colombiana, dependen de que accedan a los beneficios que trae consigo la formalización.

Entre enero y septiembre de 2018, más de 271 mil empresas, entre sociedades y personas naturales, realizaron su ingreso al Registro Mercantil, según Confecámaras. Las empresas de personas naturales fueron las que más crecieron en este periodo: pasaron de 209.979 en 2017 a 216.026 en 2018, es decir, tuvieron un crecimiento 2.9%.

Por otra parte, el registro de sociedades sufrió un descenso del 1%; es así que mientras en los primeros nueve meses de 2017 se registraron 56.109, en 2018 fueron 55.556, es decir, 553 sociedades menos.

Facilidades y herramientas para formalizar los negocios

La Cámara de Comercio de Bogotá tiene a disposición de los emprendedores una herramienta para hacer un autodiagnóstico de su negocio y así acceder a una ruta específica de acuerdo con las necesidades y al acompañamiento que requiera para consolidar la idea comercial. Este diagnóstico está disponible en la página web Evalúe su empresa.

Confecámaras asegura que fortalecer el negocio y asegurar su crecimiento, genera formalización, también las cámaras de comercio de Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Bogotá, Cartagena y Medellín han estado preocupadas por los desafíos internos y externos que las empresas tienen, por esto crearon una serie de documentos donde ilustran sus particularidades.

Estas cámaras de comercio desarrollaron un documento de tres tomos que conforman el Kit de herramientas para la formalización, el cual fue construido con apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo y el Fondo Multilateral de Inversiones.

En las 57 cámaras de comercio de las diferentes ciudades los empresarios puedes encontrar asesoría en 3 aspectos:

• Evaluación del negocio y sus potencialidades
• Asesoría para los diferentes trámites ante las entidades que participan en la formalización
• Acompañamiento para planear una visión a mediano y largo plazo

Además, los negocios formalizados reciben capacitación en aspectos comerciales necesarios como atención al cliente o manejo de costos.

“Pero queremos avanzar aún más”, asegura, el representante gremial, y por eso habla de la Ventanilla Única Empresarial -VUE- estrategia liderada por las Cámaras de Comercio y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo “enfocada en la creación, operación y liquidación de las empresas a través de una única instancia virtual en la cual se integren todos los trámites mercantiles, tributarios y de seguridad social”, indica.

¿Te pareció útil este contenido?