¿Cómo hacer un presupuesto en un entorno de incertidumbre?

En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a un futuro mucho más complejo de prever que en otras épocas y a un entorno que limita la velocidad con la que se generan utilidades. Estas son algunas claves para tomar decisiones acertadas sobre el presupuesto que guiará el desempeño financiero de los negocios en 2021.

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Contenido del artículo

- Seguridad y resguardo: dos claves al momento de elaborar un presupuesto
- Mitos a derribar en la construcción del presupuesto
- Propuesta innovadora para realizar presupuestos en el entorno actual
- Variables para elaborar un presupuesto: ¡hacerlo simple!
- Decálogo para la elaboración del presupuesto para 2021
- ¿Es tiempo de exportar e innovar?

Seguridad y resguardo: dos claves al momento de elaborar un presupuesto

Ante la incertidumbre que todavía reina en el entorno por la pandemia del covid-19 y la falta de variables claras sobre las cuales basarse, hoy los presupuestos se deben enfocar en dos palabras clave: seguridad y resguardo. En esencia, hay que proyectar el menor nivel de gastos posible, asegurar un control estricto del flujo de caja y apuntarle a unas mayores ventas.

De acuerdo con Javier Arévalo, partner y encargado para Latinoamérica de Goldratt, firma israelí de consultoría y asesoría a empresas, cuando se hace un presupuesto, se decide qué requiere cada área de la empresa para procesar la carga de trabajo que habrá en el futuro y se hacen las asignaciones económicas a los diferentes departamentos para lograr la meta en ventas.

Mitos a derribar en la construcción del presupuesto

Para abordar ese reto y acompañar a las empresas en la construcción del presupuesto para el 2021, Goldratt aplica su metodología llamada ‘Teoría de restricciones’.

Las teorías son conocimientos que ayudan a comprender cómo se comporta la realidad, predecir, tomar decisiones efectivas para reaccionar ante ella y lograr el mejor resultado para la compañía. Las restricciones, por su parte, impactan la velocidad con la que se generan utilidades o resultados. Y aunque tienen diferentes orígenes, generalmente están dentro del ámbito de control de la gerencia, es decir que sobre ellas se puede actuar.

Sin embargo, de acuerdo con Javier Arévalo, partner y encargado para Latinoamérica de Goldratt, antes de construir el presupuesto para 2021 es necesario derribar algunos mitos:

1. Complejidad: generalmente, las compañías piensan que, si cada departamento o persona hace lo máximo posible, se logrará un resultado positivo global. No obstante, en el entorno actual, el máximo rendimiento de una compañía se logra a través de la interacción, colaboración y sincronización entre sus partes. Así se logran controlar los costos.
2. Incertidumbre: para reducirla los expertos hacen proyecciones financieras detalladas con la falsa sensación de poder anticiparse. Pero el covid-19 demostró que predecir el desempeño financiero es imposible y, por eso mismo, los presupuestos deben ser una herramienta flexible. ¿No se lograrán las ventas estimadas? En lugar de flagelarse, es conveniente evaluar cómo se desempeña el sector en el que está su empresa para ver si guarda alguna relación con su negocio.
3. Conflictos: como las proyecciones financieras detalladas son las más comunes, las empresas tratan de encontrar un punto medio que las satisfaga. Así, se dedican a “apagar incendios” constantemente, cuando deberían concentrarse en revisar cómo se están analizando los indicadores y encontrar un método que se acomode más a su realidad.

Propuesta innovadora para hacer presupuestos en el entorno actual

A partir de lo anterior, al hacer sus presupuestos para 2021, Goldratt propone a las organizaciones enfocarse en una nueva perspectiva de las tres variables que más inciden en el proceso:

1. Complejidad: toda cadena es tan fuerte como su eslabón débil. Por eso, es clave entender dónde está el eslabón débil que impone una resistencia en la empresa. No hacerlo significa dejarle su futuro a la suerte.
2. Incertidumbre: el presupuesto debe ser como un amortiguador que absorba la fluctuación de la realidad hacia arriba y hacia abajo, es decir el efecto de las mayores o menores ventas, gastos o utilidad. No puede tratarse de números fijos.
3. Conflictos: es vital analizar bajo qué supuestos se elaboran los presupuestos o las premisas que se tienen sobre su funcionamiento y retarlos.

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Variables para elaborar un presupuesto: ¡hacerlo simple!

En la práctica, lo anterior se traduce en preceptos que se deben tener en cuenta al elaborar un presupuesto. Para empezar, existen tres grandes bloques que las empresas deben considerar al tomar decisiones:

• La contribución o utilidad bruta total. Se obtiene de restar al precio de venta de los productos o servicios, los costos asociados a la compra de materia prima o pagos a proveedores que se requieren para generarlos. Las acciones que se tomen de cara al presupuesto deben tener como fin proteger o aumentar este dinero.
• Lo que se compra con la intención de transformarlo para venderlo y generar utilidades. Se trata del inventario o de las inversiones en rubros como maquinaria.
• El dinero requerido para operación. En otras palabras, es el dinero que se emplea en pagar la nómina, arrendamientos, telecomunicaciones y otros servicios necesarios para que funcione la operación de la empresa.

Teniendo estas tres variables como base, Javier Arévalo, cree que, al momento de elaborar su presupuesto, las empresas pueden hacerse estas preguntas:

De esta forma, es viable aumentar el flujo de caja o, por lo menos, no gastar más de lo necesario. Sin embargo, cuando se requiere aumentar el inventario, se debe asegurar que el crecimiento del negocio sea mayor a él o que el inventario se convierta en ventas.

Lo mismo aplica para los gastos: se trata de reducirlos o de recuperarlos con creces con el crecimiento de las ventas. Si se deben reducir, esto se debe lograr sin castigar el nivel de ventas ni el punto de equilibrio en inventario.

Decálogo para la elaboración del presupuesto para 2021

Si actualmente estás construyendo el presupuesto de tu empresa o negocio para el próximo año, aquí te damos un decálogo de las recomendaciones para elaborarlo:

¿Es tiempo de exportar e innovar?

Con respecto al lugar que deben tener tanto las exportaciones como la innovación en el presupuesto para 2021, Javier Arévalo hace las siguientes precisiones:

• Exportaciones: casi siempre, el eslabón más débil cuando se habla de exportar no es la capacidad de producción interna, sino la de comercialización. Abrir mercados representa un gran salto para las empresas con un alto riesgo inherente. En coyunturas como la actual, lo mejor es no tomar decisiones apresuradas al respecto porque las exportaciones implican un incremento del gasto. Estas operaciones son más aconsejables para compañías que ya tienen trayectoria en ellas.
• Innovación: es clave saber qué es lo que se quiere cambiar o hacer diferente. Si esto no se tiene claro, ni se sabe cuál será el beneficio para la compañía, es mejor aplazar la decisión de innovar.

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