¿Cómo automatizar el cobro de facturas de tu empresa o negocio?

Cobrar facturas es una actividad clave para garantizar la liquidez de las empresas. Y para hacerlo más eficiente una opción es automatizar el proceso con el objetivo de evitar errores que puedan poner en riesgo la estabilidad financiera del negocio. Conoce aquí cómo hacerlo de manera óptima.

La información que te compartimos aquí es simplemente material informativo que ofrecemos a los negocios.
Esta publicación no tiene fines comerciales y no representa un cobro para quienes se nombran.
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Contenido del artículo
- Importancia del cobro de facturas en una empresa
- ¿Qué se requiere para iniciar el proceso de automatización de cobro de facturas?
- EDN Colombia te apoya en la automatización de facturas
- Automatización del proceso de cobranza
- Pagar a tiempo, pagar lo justo

Importancia del cobro de facturas en una empresa

Cuando se realiza una adecuada gestión del cobro de facturas las empresas pueden contar con flujo de caja para soportar su operación. Según EDN Colombia, cobrar es tan importante como vender, por lo tanto con el proceso de emisión de factura y de entrega del bien o servicio vendido se debe iniciar la estrategia de cobro en los negocios.

EDN Colombia es una compañía que ayuda a los empresarios en la automatización de sus procesos administrativos, para generar mayores eficiencias.

La estrategia de cobro de facturas parte de las políticas de cartera implementadas por el negocio, tales como:

• La frecuencia con la que se cobra a los clientes.
• Los medios por los cuales se les generan recordatorios de cobro.
• La tecnología que soporta el proceso de realizar dichos cobros.
• La facilidad de conocer en línea los pagos o abonos que los clientes generan por cada factura.
• El manejo de los pagos que están pendientes por cada cliente.

“Una estrategia pensada de esta manera siempre permite proyectar mejor el flujo de caja y monitorear los cupos de los clientes para garantizar que la cartera esté bajo control”, afirma EDN Colombia.

¿Qué se requiere para iniciar el proceso de automatización de cobro de facturas?

EDN Colombia explica que, para realizar el cobro óptimo de una factura es necesario dar los siguientes pasos:

1. Crear políticas de cobro que permitan realizar el recaudo oportuno del dinero.
2. Actualizar la base de datos de clientes.
3. Implementar medios tecnológicos que permitan tener la información en línea y la trazabilidad del proceso.
4. Crear canales de pagos intuitivos para que el cliente no tenga inconvenientes al efectuar sus pagos.
5. Ofrecerle al cliente la posibilidad de tener visibilidad de todo el historial de la cartera a su cargo.

Además, es clave tener en cuenta que cuando no se cuenta con tecnología que soporte la estrategia de automatización de facturas, se corren riesgos como:

• Cometer errores en la digitación de la información sobre una factura por cobrar.
• Olvidar el registro de pagos.
• Realizar un doble cobro a un cliente.
• No contar con un reporte de los días vencidos de la cartera.
• Incumplimiento de los flujos de caja proyectados.

EDN Colombia te apoya en la automatización del cobro de facturas

Con respecto a las herramientas que utilizan las compañías para hacer el seguimiento de sus cuentas por cobrar, EDN Colombia desarrolló Dito, una solución de cobranza que permite controlar la gestión de cobro de las facturas electrónicas.

Es decir, que no solo facilita la generación de la factura misma, sino que también permite el cargue de los documentos en formato XML correspondientes a las facturas generadas por los usuarios de la plataforma a través de otros proveedores tecnológicos.

También da la opción de visualizar la línea de vida de cada factura con el fin de que los usuarios puedan tener la trazabilidad de todos los eventos relacionados con ella, como los pagos realizados a través de Wompi de Bancolombia u otros medios.

Automatización del proceso de cobranza

Con respecto a la automatización del proceso de cobranza, Dito ofrece la funcionalidad de programar el envío de notificaciones de correo electrónico o mensajes de texto (SMS) a los dispositivos móviles para que los clientes estén al tanto de sus pagos pendientes.

Al poder visualizar sus obligaciones, los clientes pueden programar y gestionar sus pagos a través de diferentes medios como tarjetas de crédito, corresponsales bancarios, botón PSE, entre otros. En las notificaciones, así mismo, va un enlace a Wompi para que puedan hacer el pago de sus facturas por este medio. Cuando la plataforma recibe el pago, lo concilia y lo notifica.

Dito, además, arroja indicadores de cobranza, ventas, comportamientos de pago o cartera vencida que facilita a las empresas proyectar mejor sus ingresos y, al mismo tiempo, crear estrategias de cobro que disminuyan la cartera vencida.

Esta solución es escalable, por lo que se ajusta al volumen de facturas de cada empresa o usuario.

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Pagar a tiempo, pagar lo justo

Cabe recordar que en Colombia, actualmente, está vigente la Ley 2024 del 23 de julio de 2020, o Ley de pagos a plazos justos. Esta establece las condiciones para que las compañías les paguen a las micro, pequeñas y medianas empresas en el menor tiempo posible para que así puedan tener flujo de caja.

Desde enero de 2022, este plazo máximo de pago es de 45 días calendario. Esta es una razón más para apostarle a la automatización de la gestión y cobro de facturas que, en última instancia, aporta tanto a la productividad como a la competitividad de los negocios.

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