¿Cómo implementar la formación a distancia para sus empleados?

Tendencias04-01-2021

Antes de la coyuntura sanitaria muchas empresas tenían una estrategia de formación altamente presencial, lo que se vio directamente afectado con la medida de aislamiento preventivo obligatorio en el país, como en el caso de Bancolombia, que además tenía muchos programas en marcha, por ejemplo, los entrenamientos que implicaban tener empleados viajando, quienes debieron moverse a sus casas en un fin de semana, con todo lo que esto implicaba.

Pero no solo eran los temas de estar en un salón compartiendo con otros, sino que las estrategias complementarias de aprendizaje también se afectaron, como las pasantías, sobre todo para los roles comerciales, lo cual les permitía la experimentación y la vivencia del día a día al que se enfrentarían. ¿Qué hacer en esos casos?, ¿Qué retos implicaba para la organización y sus empleados?, ¿Cómo abordó Bancolombia este desafío?

Conversamos con el equipo de Gestión del Talento y esta es su visión sobre lo más retador que afrontaron, las premisas y claves que les ayudaron a transformar la estrategia en tiempo récord.

Los 5 retos que se deben asumir para crear una estrategia de formación virtual empresarial

De acuerdo con el equipo de Gestión del Talento, a partir de marzo, la estrategia de formación cambió de manera radical en Bancolombia. Se suspendieron las actividades presenciales y como equipo a cargo de la estrategia formativa se pusieron en modo “repensar”. Fue la oportunidad para posicionar la formación virtual como una estrategia atractiva y efectiva para la organización.

En menos de una semana continuaron con la preparación de los empleados para asumir nuevos cargos, garantizando que ninguna persona comenzara a desempeñar su rol sin antes haber pasado por el entrenamiento comercial.

Y asimismo se acompañó a los líderes. Bancolombia cuenta con el Instituto de Liderazgo y era fundamental seguir con el acompañamiento de estos roles y más cuando sus equipos estaban trabajando de manera remota y viviendo en medio de un contexto desconocido.

Lograr esto implicó trabajar para superar grandes retos:

1. Desmitificar las creencias erradas que se tienen sobre la formación virtual. La virtualidad está acompañada de diferentes mitos que generan una barrera para que las personas la acepten como un medio para adquirir conocimiento, entre estos imaginarios están:

❌ “La formación virtual es de menor calidad”.

❌ “La responsabilidad del estudiante es menor porque los contenidos no son exigentes”.

❌ “Estamos solos al no tener un facilitador presente todo el tiempo”.

❌ “La virtualidad requiere desarrollo de habilidades digitales”.

❌ “Los contenidos de los programas son genéricos y por lo tanto no se adaptan a las necesidades específicas de formación”.

2. Garantizar la conectividad y el acceso a la tecnología para los empleados. Migrar los entrenamientos presenciales a la virtualidad implicaba asegurar que los empleados tuvieran en sus casas la conectividad, los equipos de cómputo y el acceso a las diferentes plataformas de la empresa.

3. Definir el modelo de enseñanza/aprendizaje y hacer el montaje de los contenidos. Para ello, había que considerar la diversidad de públicos, las habilidades digitales de los empleados, las restricciones existentes por la naturaleza del negocio y las plataformas dispuestas en la organización para el aprendizaje virtual, pues era algo a implementar en muy poco tiempo, lo que no daba oportunidad para desarrollos complejos.

4. Asegurar que la información a compartir proviene de fuentes confiables y es relevante para el momento. La pandemia nos enfrentó a una cantidad de información disponible, la cual era muy difícil decantar. Fue así como surgió el sitio interno de estrategias virtuales, que tenía como objetivo entregar a los empleados, de forma estructurada, contenidos asociados al momento que estaban viviendo. Este sitio es hoy un ecosistema digital que ofrece contenidos diversos y que permite a las personas desarrollar siete de las habilidades requeridas para el futuro, como son:

• Gestión de la información y digitalidad: conocimientos asociados a marketing digital, ciberseguridad, trabajo en red, comunicación para la digitalidad, búsqueda de información, trabajo remoto, entre otros. 
• Análisis de datos: contenidos sobre inteligencia artificial, ciencia de la computación, blockchain, razonamiento analítico, business analytics, entre otros. 
• Comportamiento del consumidor: información sobre economía de comportamiento, UX/CX design, solución creativa de problemas, recursividad, etc. 
• Inteligencia emocional/social: abarca la resiliencia, empatía, manejo de la incertidumbre, entre otros. 
• Adaptabilidad: comprende la sensibilidad transcultural, agilidad de aprendizaje, empoderamiento, etc. 
• Pensamiento estratégico: aquí se impulsa la capacidad de priorizar, de reinvención, la agilidad estratégica, entre otros. 
• Liderazgo: contenidos que promueven la valentía, la toma de decisiones basada en los datos, la proactividad, la autonomía, la influencia positiva, entre otros. 

5. Creer en los beneficios de la formación virtual y promoverlos en toda la organización. Con las formaciones virtuales es posible hacer una mezcla de actividades sincrónicas y asincrónicas que permiten 1) entregar mayor autonomía al participante con la base de que es su responsabilidad lograr los objetivos de aprendizaje, 2) desarrollar la autogestión como una competencia fundamental dentro de los procesos formativos.  

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¿Cómo es la estrategia actual de formación virtual en Bancolombia?

1. Al evaluar se usan diferentes estrategias: La mejor evidencia de aprendizaje es que las personas estén en capacidad de articular el conocimiento entregado a través del saber disciplinar. Por eso, se utilizan diferentes tipos de evaluaciones tanto sumativas como formativas que permitan evidenciar la apropiación de los conceptos entregados. 

2. Actividades y tiempos de entrega: Si se van a solicitar entregables o desarrollar actividades de trabajo autónomo, se procura que sean viables, realizables, contextualizadas, interesantes y acordes a los tiempos estipulados para el espacio formativo. 

3. Lenguaje cercano: Se aprovecha el poder de las historias para crear contenidos motivadores, cercanos y comprensibles.  

4. Biblioteca de recursos: Se facilita el acceso a recursos complementarios a través de una biblioteca de contenidos para que las personas tengan la posibilidad de seguir avanzando en el conocimiento o profundizar.  

5. Instrucciones claras, mayor autonomía: Teniendo claro que el centro es el participante, se detalla el cómo y el qué se desea lograr al final de cada actividad sincrónica o asincrónica planteada; esto implica indicar el paso a paso muy detalladamente e incluir todos los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad. 

6. Multiformatos: Considerando las diversas formas de aprendizaje, se diseñan diferentes tipos de recursos que permitan una experiencia más enriquecedora en todos los programas de formación virtual. Se usa video, audio, infografías estáticas y dinámicas, simuladores de decisión, juegos cortos para validar conocimientos, guías rápidas, tutoriales, estudios de casos, mapas mentales, participación en foros, entre otros.  

7. Accesibilidad y conectividad: No existe proceso de virtualización posible sin acceso a la tecnología. Inicialmente se implementó la tecnología de escritorios virtuales para que los empleados tuvieran acceso a los diferentes aplicativos del banco que usan en su día a día. Adicionalmente, se diseñó e implementó un proceso logístico para entregar computadores tipo cliente liviano y módem con conectividad a internet, garantizando así la accesibilidad y la conectividad. 

8. Diseño de los encuentros sincrónicos: Siempre se busca una participación del empleado, diseñando espacios donde los entrenadores, además de compartir conocimiento, creen estrategias de interacción entre los participantes, realizando trabajos en grupo, haciendo las evaluaciones formativas, promoviendo la resolución de inquietudes y uso de herramientas como simuladores, kahoot, mentimeter, stormboard, quizizz, forms, entre otras. 

9. Cambio de perfil de los entrenadores: El entrenador pasó de ser un formador que entregaba el 100% del saber disciplinar a ser un arquitecto de experiencias de aprendizaje. La responsabilidad de la formación es compartida con el empleado y este se convierte en un guía, tutor o influencer del conocimiento que diseña las actividades asincrónicas y los encuentros sincrónicos con la base de la participación, la motivación y la profundización en las dudas que puedan existir en el desarrollo de la formación.  

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