La gestión del tiempo no lo salvará

Harvard Business School Publishing Corp.24-08-2021

Tras el paso al trabajo a distancia con el inicio de la pandemia del COVID-19, más de tres cuartas partes de las personas reportaron que trabajar desde casa les ahorraba tiempo, normalmente relacionado con los traslados y los viajes de negocios, y cerca de la mitad de los trabajadores a distancia declararon ser más productivos. Sin embargo, la jornada laboral promedio se ha ampliado 30 minutos en todo el mundo, y esos 30 minutos adicionales se utilizaron principalmente a expensas de lo que suele ser el tiempo de ocio por la tarde.

La gestión del tiempo nos dice que, si somos más eficientes, podremos acomodar cómodamente todas nuestras tareas pendientes. Sin embargo, la gestión del tiempo es como cavar un agujero en la playa: cuanto más grande es el agujero, más agua entra para llenarlo. En un mundo donde el agotamiento es galopante, necesitamos estrategias para eliminar el volumen en lugar de simplemente acomodarlo.
He aquí tres maneras de escapar de la trampa de la gestión del tiempo:

• — REDUCIR EL VOLUMEN DE TAREAS: Para las tareas que se le asignan, piense en términos de prioridades. Cuando un superior le pida que hagas algo, en lugar de responder con un “no tengo tiempo para eso”, pruebe con: “¿Cómo prefiere que priorice esto frente a X, Y y Z?”. En el caso de las tareas que se plantee añadir usted mismo, bloquee primero el calendario. A menudo nos abrumamos porque somos demasiado optimistas sobre nuestra capacidad. Fusione su calendario y su lista de tareas bloqueando tiempo en su calendario para cada una de sus tareas. Al tener una visión completa de sus compromisos, puedes ver su capacidad real antes de aceptar asumir más.
• — SUBSTITUIR LAS DECISIONES POR PRINCIPIOS: Puede empezar a reducir su carga cognitiva sustituyendo las decisiones por principios absolutos. Tim Ferriss, el autor y podcaster, le llama a esto “encontrar una decisión que elimina 100 decisiones”. Es famoso el caso de Steve Jobs, que decidió ponerse lo mismo todos los días para eliminar la fatiga de la decisión de elegir un atuendo cada mañana. Jon Mackey, director general de las operaciones canadienses de la empresa de búsqueda de ejecutivos Heidrick & Struggles, estableció el principio de no tener reuniones los viernes: Ya que no conseguía proteger el tiempo para el trabajo en profundidad mediante decisiones individuales sobre qué reuniones aceptar o rechazar, creó un día a la semana en el que podía enfocarse.
• — UTILIZAR LA ESTRUCTURA PARA MINIMIZAR LAS DISTRACCIONES: Varios líderes empresariales con los que he trabajado han establecido períodos durante el día en los que apagan el Wi-Fi de su computadora portátil para concentrarse. Otros han creado sesiones permanentes de 30 minutos en las que su equipo puede entrar para aclarar dudas y recibir orientación. Esto ha reducido drásticamente el número de personas que preguntan, “¿puedo entretenerte cinco minutos?” a lo largo del día. La exdirectora ejecutiva de Deloitte, Cathy Engelbert, dejó de programar reuniones consecutivas, haciendo que su asistente dejara espacios de 10 minutos entre cada compromiso. Esta rápida pausa hacía que no se distrajera durante cada reunión al pensar en la anterior o la siguiente.

En todos estos casos, la solución no es ser más eficiente para dar cabida a más tareas. El imperativo es claro: simplificar. Reduzca el número de tareas que asume, substituya las decisiones por principios y establezca una estructura para eliminar las distracciones.

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