Por favor deje de usar estas frases en las reuniones

Harvard Business School Publishing Corp.04-02-2022

Van 50 minutos de una reunión de una hora. El último punto de la agenda ha sido resuelto, y está claro que terminaremos pronto. Otros podrían estar complacidos por este giro de los acontecimientos, pero yo me encojo, preparándome para la frase que sé que viene: “¡Te voy a devolver 10 minutos de tu vida!”

Esta alegre declaración se presenta como una noticia bienvenida, un inesperado regalo de tiempo. Sin embargo, al enmarcar unos minutos adicionales como la oportunidad para “devolverle” su tiempo a la gente, como si ese tiempo hubiera sido hurtado injustamente, implicamos que las reuniones de nuestra organización toman algo de los miembros del equipo, en lugar de contribuir a los logros colectivos de nuestro equipo. El lenguaje es generativo, y la forma en que hablamos de nuestras reuniones define lo que sucede en esas reuniones.

Conforme líderes y empleados siguen replanteándose cómo debería ser el lugar de trabajo moderno, es un momento oportuno para desterrar ciertas frases del "lenguaje de las reuniones”. Para aprender qué refranes los demás estarían felices de no volver a escuchar en una reunión, hice un poco de crowdsourcing. Estas son algunas de las respuestas que más resonaron.

“VAMOS A ESPERAR CINCO MINUTOS PARA QUE TODOS SE SUMEN”.

A menudo la escuchamos entre las primeras palabras pronunciadas por el anfitrión de una reunión en línea. Esta práctica deshonra el tiempo de aquellos que se unieron oportunamente y no hace nada para establecer una cultura de puntualidad en las reuniones. Para aprovechar al máximo esos inevitables minutos mientras esperan a los rezagados, una idea es comenzar con ejercicios breves que definan el tono, como el de pedirles a todos que escriban en privado su objetivo para la reunión.

“ESTÁS EN SILENCIO”.

Estas palabras indican rápidamente que un hablante necesita activar el botón de su micrófono. Pero la frase (que a menudo pronuncian múltiples personas a la vez) se ha vuelto notoriamente irritante. Un colega sugiere el más suave, más afirmativo, “Si estás hablando, no puedo oírte”.

“ESTAMOS CONSTRUYENDO EL AVIÓN MIENTRAS LO VOLAMOS”.

Muchos de nosotros hemos escuchado esta metáfora en las reuniones. Sin embargo, ¿qué dice realmente el orador acerca de la iniciativa que describe? ¿Esta frase es la excusa para un trabajo improvisado? Si no es así, quizá podamos ser más específicos identificando las partes del proyecto que hemos definido, en cuáles todavía estamos trabajando, qué es lo que todavía no sabemos y cómo planeamos hacer ajustes basados en lo que aprendemos.

“VAMOS A LLEVAR ESTO FUERA DE LÍNEA”.

Sin una mención clara y rápida de cómo y cuándo tendrá lugar esta conversación “fuera de línea”, esta es una forma de descartar la idea de alguien y posponerla indefinidamente. Una alternativa: “Ese es un tema importante que está más allá del alcance de esta reunión. Te enviaré un correo electrónico cuando terminemos”.

“TE VOY A DEVOLVER 10 MINUTOS DE TU VIDA”.

Terminaré volviendo a esta línea, porque sigue siendo la que estaría más feliz de no volver a oír. En lugar de usarla, considere decir, “Wow. Como todos fueron tan productivos, terminamos 10 minutos antes. Muchas gracias por su presencia y participación”.

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