Alto. ¿Ese mensaje realmente necesita ser un correo electrónico?

Harvard Business School Publishing Corp.30-04-2021

Como herramienta empresarial, el correo electrónico es a la vez esencial e increíblemente molesto. Muchos no lo estamos usando de forma correcta, e incluso más de nosotros enviamos más correos electrónicos de los que deberíamos. En promedio, revisamos nuestras bandejas de entrada 15 veces al día, lo que provoca distracciones innecesarias y unos 27 minutos desperdiciados.

La ironía es que el correo electrónico no es la mejor manera para comunicar... bueno, la mayoría de las cosas. Si estamos tratando de hacer un argumento convincente, el vídeo o las reuniones en persona son la mejor manera de hacerlo. Los programas de mensajería instantánea como Slack o Hipchat son más intuitivos para revisiones rápidas. Y cuando se trata de aclarar conversaciones, suele ser más fácil hacer una llamada.
¿Cuándo es más eficaz el correo electrónico? Recomiendo utilizarlo para cuatro cosas:

• — Para comunicar decisiones formalmente;
• — Para confirmar o agendar citas;
• — Para documentar conversaciones importantes;
• — Para enviar anuncios a toda la empresa que requieran que todo el personal reciba el mismo mensaje al mismo tiempo.

El correo electrónico es una excelente manera de darle a alguien toda la información que necesita en un solo lugar, especialmente si esa información va a ser compartida entre un grupo de personas. Elimina la posibilidad de confusión y garantiza que todos reciban el mismo mensaje, una sola vez, sin necesidad de más aclaraciones. Funciona mejor cuando el mensaje es claro e inequívoco.

Antes de que decida si su mensaje merece un correo electrónico u otro modo de comunicación, hágase algunas preguntas:

• — ¿Necesito que esto se haga en los próximos 30 minutos? Tome el teléfono.
• — ¿Necesito compartir una idea sobre una tarea que ya está en marcha? Slack/IM (mensaje instantáneo).
• — ¿Necesito transmitir a varias personas del equipo un mensaje que he recibido de los altos directivos? Correo electrónico.
• — ¿La respuesta requiere muchas explicaciones? Tome el teléfono.
• — ¿Necesito reunir al equipo para establecer las expectativas de la semana y comprender qué puede interponerse? Organice una reunión.
• — ¿Necesito confirmar las expectativas de mi equipo tras una conversación cara a cara? Correo electrónico.
• — ¿Tengo una pregunta rápida (no crítica) que cualquiera del equipo pueda responder? Slack/IM.
• — ¿Habrá emociones involucradas? ¿El mensaje transmite sentimientos sobre un tema o situación que podría ser malinterpretado por otros?

Organice una reunión.

• — ¿Necesito enviar a mi equipo alguna "información adicional" tras una reunión de lanzamiento del proyecto (o algo similar)? Slack/IM.
• — ¿Es una conversación sobre cuestiones de rendimiento o de comportamiento? Organice una reunión.
• — ¿Estoy compartiendo información confidencial o documentos formales, o dando la aprobación de un plan? Correo electrónico.
• — ¿Estoy compartiendo un documento o enlace en el que otros miembros del equipo necesitan colaborar? Slack/IM.
• — ¿Estoy delineando los pasos que debe seguir un miembro del equipo tras una situación de gestión del rendimiento? Correo electrónico.
• — ¿Esto acabará en un tedioso ir y venir? Organice una reunión.

Ahora que sabe qué tipo de conversaciones justifican un correo electrónico, esfuércese por realizar unos sencillos ajustes para desactivar el hábito del "correo electrónico por defecto", reducir el ruido de la comunicación y hacer una contribución positiva a la cultura de su lugar de trabajo.

c.2020 Harvard Business School Publishing Corp. Distribuido por The New York Times Licensing Group

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